隨著中國經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)對服務(wù)逐漸重視起來，很多企業(yè)開始意識到呼叫中心的作用，并且有越來越多的企業(yè)開始利用呼叫中心外呼方式銷售自己的產(chǎn)品。在此背景下，很多企業(yè)，無論規(guī)模大小，都有建立自己呼叫中心的想法。但是，從已經(jīng)擁有呼叫中心的企業(yè)來看，自建呼叫中心會面臨很多問題。筆者總結(jié)起來，主要有三點。第一，建設(shè)困難。呼叫中心初始建設(shè)成本高、項目周期長、而且很復(fù)雜。建設(shè)過程中，需要把大量的人力、物力從主營業(yè)務(wù)中抽調(diào)出來，參與系統(tǒng)建設(shè)，經(jīng)常會發(fā)生系統(tǒng)成功上線運行，卻發(fā)現(xiàn)由于缺乏經(jīng)驗，系統(tǒng)功能與實際需求有很大差異。第二，使用困難。通常，企業(yè)的服務(wù)流程是隨業(yè)務(wù)發(fā)展不斷調(diào)整的。自建的呼叫中心系統(tǒng)因其結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜，每次調(diào)整都必須投入大量資金請原廠商進行二次開發(fā)。由于呼叫中心系統(tǒng)使用復(fù)雜，座席代表上崗前，必須進行長時間的培訓(xùn)，而人員流動性又很大，導(dǎo)致頻繁的培訓(xùn)消耗了企業(yè)大量的人力和物力。第三，管理困難。呼叫中心是非常專業(yè)的通信系統(tǒng)，且跨越多個專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，普通IT人員管理和維護起來有很大的困難。大多數(shù)企業(yè)并不具備這樣的專業(yè)技術(shù)人員，系統(tǒng)出現(xiàn)問題后，只能不斷地求助于原廠商。因系統(tǒng)管理太麻煩，很多企業(yè)不得不把已經(jīng)建好的系統(tǒng)又放棄了。
可不可以租一個呼叫中心
正因為呼叫中心系統(tǒng)建設(shè)成本高昂，使用和管理復(fù)雜，對于企業(yè)而言，特別是中小企業(yè)，擁有自己的呼叫中心似乎是一個難以實現(xiàn)的夢想。幫助企業(yè)很容易的搭建一個呼叫中心，并幫助其進行系統(tǒng)管理，就成為一個很大的商機。受租賃型CRM模式的啟發(fā)，業(yè)內(nèi)有企業(yè)推出了租賃型呼叫中心，當然，業(yè)內(nèi)也稱之為”托管型呼叫中心“。
所謂托管型呼叫中心，是指運用先進的通信技術(shù)構(gòu)建的大型、高并發(fā)處理能力的呼叫中心系統(tǒng)。該系統(tǒng)通過遠程座席功能，將呼叫中心座席分租給位于不同地點的不同企業(yè)來使用。使用托管型呼叫中心的企業(yè)不用購買任何軟、硬件設(shè)備，就可以根據(jù)需要建立起呼叫中心。
目前提供托管型呼叫中心服務(wù)的廠商還非常少，但從市場上的產(chǎn)品來看，其功能已經(jīng)非常成熟，可以滿足企業(yè)對呼叫中心的正常需求。比如利用多級交互式語音應(yīng)答(IVR)功能：企業(yè)根據(jù)自己的需要，可以靈活設(shè)置語音導(dǎo)航的內(nèi)容，方便客戶打入電話時根據(jù)語音提示來選擇適合的服務(wù)項目;來電報出客戶信息功能：客戶打入電話時，系統(tǒng)將自動把數(shù)據(jù)庫中的客戶資料顯示在電腦屏幕上，以便座席代表在接電話的時候能夠準確地報出老客戶的姓名;自動呼叫分配(ACD)功能：系統(tǒng)將所有打入電話，分別轉(zhuǎn)到合適的座席代表。如果座席代表全部忙碌，系統(tǒng)將讓客戶排隊等候空閑的座席代表，或者提醒進行留言;全程同步錄音功能：系統(tǒng)可以對每一個呼入電話進行全程錄音，客戶可以隨時通過網(wǎng)絡(luò)搜索、下載和收聽座席代表與客戶通話的錄音內(nèi)容;統(tǒng)計報表功能：系統(tǒng)報表能夠準確的告訴客戶在一段時間內(nèi)呼入電話的總量、接通數(shù)量、未接數(shù)量、通話時長、等待時間、每個座席代表的工作量等信息。
托管型呼叫中心的特點和優(yōu)勢
托管型呼叫中心最大的特點有三個。第一、全托管型服務(wù)。企業(yè)不用投入任何軟、硬件設(shè)備，只要有臺能上網(wǎng)的計算機就可以使用，日常的維護工作也不用費心思，有專業(yè)工程師提供7×24小時的管理維護服務(wù)。第二、座席靈活配置。企業(yè)可以將座席代表部署在不同的辦公室、甚至不同的地區(qū)，完全不受地理的限制。座席的數(shù)量隨著業(yè)務(wù)需求的變化隨時增加或者減少。第三、快速開通、持續(xù)升級。系統(tǒng)可以在一天內(nèi)為開通服務(wù)，同時，還能根據(jù)企業(yè)不斷提高的要求，持續(xù)地進行改進和升級，確保跟上技術(shù)進步的節(jié)奏。
其實托管型呼叫中心最大的優(yōu)勢有兩個，一是成本優(yōu)勢，二是靈活性高。成本優(yōu)勢顯而易見。自建一個呼叫中心會涉及到如下成本：初始軟件、硬件投資，硬件系統(tǒng)運行的電費，模擬中繼線的月租費，系統(tǒng)維護人員工資，硬件維修或更換費用，場地空間租用費用等等，如果企業(yè)選擇租用一個呼叫中心，那么這些費用將全部省去。企業(yè)建成一個呼叫中心系統(tǒng)之后，在正常使用過程中還要不斷的投入，使用壽命一般為五年，選擇租賃，最終的租金費用只相當于自建呼叫中心建設(shè)成本加使用成本的四分之一。如此巨大的成本優(yōu)勢，非常明顯。在成本節(jié)省方面，還有一點不能忽略，企業(yè)自建呼叫中心，往往會考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展，預(yù)先留下擴容的空間，這樣就在場地租用或設(shè)備、系統(tǒng)購買時做過多的投入，在業(yè)務(wù)達到預(yù)測規(guī)模之前，部分設(shè)備和場地空間也不能得到最大化使用，造成浪費。企業(yè)如果沒有預(yù)料到業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，擴容時將會花費更多的費用;而一旦業(yè)務(wù)萎縮，又會使設(shè)備資源浪費。而選擇租用方式，不管業(yè)務(wù)規(guī)模發(fā)生什么樣的變化，企業(yè)可以根據(jù)實際需要靈活增加或減少租用的座席數(shù)。我想這是自建呼叫中心無法比擬的優(yōu)勢。
另外，租賃型呼叫中心的座席是分布式的，靈活性也很強。甚至在下班之后電話可以轉(zhuǎn)到座席代表隨身攜帶的手機上。這會使得企業(yè)對呼叫中心可以集中管理，也可以分散管理，將大大方便人員排班管理。
