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云南煙草攜手藍(lán)凌打造智慧合同管理系統(tǒng),年均提效合同10000+

2023-06-09 23:04:48   作者:   來(lái)源:   評(píng)論:0  點(diǎn)擊:


中國(guó)煙草總公司云南省公司成立于1996年,主要職責(zé)是根據(jù)國(guó)家法律和國(guó)務(wù)院的有關(guān)法規(guī)、法令、方針政策,按照國(guó)家計(jì)劃,對(duì)所屬企業(yè)的生產(chǎn)、供應(yīng)、銷(xiāo)售、進(jìn)出口業(yè)務(wù)和對(duì)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作實(shí)行集中統(tǒng)一經(jīng)營(yíng)管理。

中國(guó)煙草總公司云南省公司下轄16家地市級(jí)煙草專(zhuān)賣(mài)局(公司)、129家縣級(jí)局(分公司),下設(shè)15個(gè)職能處室,7個(gè)專(zhuān)業(yè)部門(mén)。企業(yè)綜合實(shí)力雄厚,年?duì)I收達(dá)1099億,占云南省財(cái)政收入的70%以上。

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為全面貫徹落實(shí)“中國(guó)制造2025”和“互聯(lián)網(wǎng)+”的行動(dòng)理念,煙草行業(yè)致力于積極推動(dòng)傳統(tǒng)管理體制的改革升級(jí),全面建設(shè)和打造“現(xiàn)代煙草”、“數(shù)字煙草”,不斷促進(jìn)煙草行業(yè)持續(xù)穩(wěn)定協(xié)調(diào)健康發(fā)展。

 

項(xiàng) 目 概 況  

▶︎項(xiàng)目背景

■ 數(shù)字管理升級(jí)

省煙草提出數(shù)字化轉(zhuǎn)型,其中合同管理的數(shù)字化是云南省煙草數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)。線下合同簽訂耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)、無(wú)法滿足合同高效集中管理需求。

■ 提效業(yè)務(wù)流程

公司合作方遍及自然人、學(xué)校、企業(yè)、合作社、村委員會(huì)等多種合作機(jī)構(gòu)。急需建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程體系,促進(jìn)合同業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一、規(guī)范、高效。

■ 強(qiáng)化組織協(xié)同

公司涉及機(jī)構(gòu)170+家、部門(mén)1600+個(gè)、員工4000+人,機(jī)構(gòu)和部門(mén)分布于云南省各州市,急需提效跨組織、跨部門(mén)、跨層級(jí)協(xié)作溝通,助力業(yè)務(wù)的高效開(kāi)展。

 

▶︎項(xiàng)目目標(biāo)

■ 在合同管理系統(tǒng)中完成范本管理、合同起草、合同簽訂、合同履約狀態(tài)記錄、合同變更、合同歸檔,合同全生命周期管理。

■ 既能適應(yīng)不同業(yè)務(wù)和管理的差異化要求,又能實(shí)現(xiàn)集中管理的目標(biāo)

 

▶︎藍(lán)凌智慧合同解決方案

為了打造完整合同管理生態(tài),提升合同管理能力,云煙攜手藍(lán)凌,打造智慧合同管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)合同管理簽訂前、簽訂中、履行中、履行后全過(guò)程的管理,提升合同處理的高效與穩(wěn)定。

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▶︎運(yùn)行效果

項(xiàng)目上線一年,系統(tǒng)組織架構(gòu)內(nèi)機(jī)構(gòu)達(dá)170+個(gè),部門(mén)達(dá)1600+個(gè)。系統(tǒng)用戶達(dá)到4600+個(gè),日均活躍用戶100+。自2021年1月11日上線,管理采購(gòu)合同和科技專(zhuān)項(xiàng)合同數(shù)量20000+個(gè)。

 

 

系 統(tǒng) 功 能  

NO.1 相對(duì)方管理

支持相對(duì)方準(zhǔn)入管理,確保簽署人的身份和意愿都真實(shí),避免假冒或冒用他人身份簽電子合同的情況,在線對(duì)相對(duì)方基本信息進(jìn)行增刪改查,從而確保所簽署的電子合同真實(shí)有效。

建立內(nèi)部統(tǒng)一相對(duì)方庫(kù),依托大數(shù)據(jù)風(fēng)控技術(shù),動(dòng)態(tài)防范相對(duì)方資信風(fēng)險(xiǎn)。平臺(tái)支持證照資質(zhì)、賬戶信息、主要股東信息、資信評(píng)級(jí)信息等的管理。

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NO.2合同起草

系統(tǒng)提供各類(lèi)合同類(lèi)型模版,并在分類(lèi)信息提示中顯示合同類(lèi)型的適用場(chǎng)景和業(yè)務(wù);系統(tǒng)后臺(tái)提供審批流程相同分類(lèi)的審批模版,實(shí)現(xiàn)合同審批流程的快速調(diào)整。

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▲合同模板

合同起草環(huán)節(jié)可實(shí)現(xiàn)合同模板的導(dǎo)入,要素填寫(xiě)、在線編輯、在線修訂、格式調(diào)整等功能,快速提效合同起草。

經(jīng)辦人發(fā)起合同流程后,到達(dá)法務(wù)審批環(huán)節(jié),發(fā)現(xiàn)合同問(wèn)題,可直接附加合同修改意見(jiàn),或退回指定節(jié)點(diǎn)進(jìn)行修改,避免了合同傳統(tǒng)審批效率低的問(wèn)題。

 

NO.3合同簽訂

合同起草審批結(jié)束后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)起一條合同簽訂的待辦到合同起草人處。合同簽訂階段可以進(jìn)行新建授權(quán)書(shū)和關(guān)聯(lián)已有授權(quán)書(shū)操作以及跳轉(zhuǎn)電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行電子簽章等。

通過(guò)電子簽名、時(shí)間戳、防篡改等技術(shù),對(duì)簽署全流程的證據(jù)進(jìn)行固定、留存、收集和提取,保證電子證據(jù)的完整性、不被篡改、不被損毀,有效提升電子合同的證據(jù)效力。

平臺(tái)支持手動(dòng)簽署,相關(guān)業(yè)務(wù)人員在電腦上手動(dòng)拖動(dòng)印章,即可完成合同簽署,支持騎縫章等多種簽章形式;也可以選擇自動(dòng)簽署,系統(tǒng)自動(dòng)蓋章。

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▲合同簽署

 

NO.4合同臺(tái)賬

建立統(tǒng)一的合同臺(tái)賬,對(duì)企業(yè)所有合同的類(lèi)別、金額等各項(xiàng)信息統(tǒng)一管理,并將合同數(shù)據(jù)圖表化。藍(lán)凌合同臺(tái)賬與財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)高度集成,系統(tǒng)自動(dòng)推送合同付款計(jì)劃、收款計(jì)劃,記錄應(yīng)付賬款臺(tái)賬、應(yīng)收賬款臺(tái)賬

 

 

NO.5集成開(kāi)發(fā)

■ 合同管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)和企業(yè)微信的集成,實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部單點(diǎn)和移動(dòng)端單點(diǎn);

■ 合同管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)的集成,實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息同步;

■ 合同管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成,實(shí)現(xiàn)了合同管理的結(jié)算數(shù)據(jù)和信息同步;

■ 合同管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)電子簽章系統(tǒng)的集成,實(shí)現(xiàn)了合同管理和用印管理的數(shù)據(jù)和信息同步;

■ 合同管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)的集成,實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)的同步。

 

NO.6移動(dòng)端

通過(guò)集成移動(dòng)端辦公平臺(tái),實(shí)現(xiàn)合同線上起草、審批、簽訂、復(fù)核等內(nèi)容,日常辦公更便捷,提效每條流程飛起來(lái)。

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落 地 價(jià) 值  

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型層面,省煙草智慧合同系統(tǒng),從降本提效、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、安全管理、企業(yè)管理等四個(gè)方面,為省煙草的數(shù)智化提供了數(shù)據(jù)化和智能化支撐。

▶︎▶︎ 企業(yè)降本提效

通過(guò)對(duì)合同相對(duì)方信息有效性驗(yàn)證,線上電子合同的唯一性,每年減少10000+核對(duì)和驗(yàn)證工作,節(jié)約大量時(shí)間;同時(shí)降低紙張打印、快遞運(yùn)輸、人力管理等運(yùn)營(yíng)成本,提升效率。

▶︎▶︎ 制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)業(yè)務(wù)需求,標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)合同模版,同時(shí)在業(yè)務(wù)過(guò)程中進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和埋點(diǎn),進(jìn)行合同管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化改造。

▶︎▶︎ 實(shí)現(xiàn)安全管理

電子簽約流程環(huán)環(huán)相扣,共同形成完整證據(jù)鏈,有效規(guī)避私刻公章、合同篡改等風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)可以有效避免因自然或人為因素導(dǎo)致的合同錯(cuò)配、丟失、損毀、外泄等情況。

▶︎▶︎ 打造數(shù)智管理

通過(guò)相關(guān)圖表和統(tǒng)一管理,提供管理的數(shù)據(jù)支撐,多系統(tǒng)打通業(yè)務(wù),提升企業(yè)管理者效率。

 

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