實踐出真知
05年呼叫中心運營管理中的成功體驗

董艷輝 2006/11/03

　　轉(zhuǎn)眼又到了年底，在客服中心主管這個位置上已經(jīng)一年了，回顧起來，感受頗多。

　　主管的位置代表自己不能再像當(dāng)培訓(xùn)師時,只做局部管理，而是要做全面的管理。作主管壓力最大時是楊主管離開客服中心的時候，我感覺客服中心的重擔(dān)一下子壓了下來，面對發(fā)展中且存在問題的客服中心，當(dāng)時真有種無所適從的感覺。但我馬上告誡自己，一定要冷靜下來，找出問題，一個一個去解決。十一之前公司會議結(jié)束后，易總談話：“遇到問題不要害怕，勇敢面對，要去想解決問題的方法這才是關(guān)鍵”給了我很大的鼓勵，更堅定我要管理好客服中心的決心。

　　十月中旬，王經(jīng)理對我們的工作及時跟蹤和指導(dǎo)，客服中心的每位管理人員都回答了王經(jīng)理提出的五個針對性問題，并得到了及時回復(fù)，給我的回復(fù)中讓我印象最深的是：“作好一個客服管理人員，是一件不容易，卻又非常有成就感的事情，快速執(zhí)行、快速反應(yīng)、抓細節(jié)這些都是關(guān)鍵的地方�！边@句簡單卻非常貼切的話,時刻伴隨著我，使我把工作的壓力轉(zhuǎn)化為動力。

　　感謝領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵和指導(dǎo)，也非常感謝各位同事的支持。站在這個位置上，一定要把這個客服管理好，才是對大家最好的回報。以下是我一年來工作的總結(jié)。

　　在管理整個客服上，貫穿“讓所有優(yōu)秀的人的力量凝聚到一起，打造一個優(yōu)秀團隊”的思想。在管理中根據(jù)每個客服管理人員的優(yōu)勢,明確分工。根據(jù)所分工作做及時跟蹤督促。在整個客服中心的管理上，根據(jù)客服現(xiàn)狀，從業(yè)務(wù)提高和人員思想出發(fā)，列出階段性目標和長期目標。從而達到客服整體面貌的改觀。

一、 提高業(yè)務(wù)技能方面

1. 讓每個座席人員從基本功練起，打字過關(guān)。
2. 客服培訓(xùn)手冊應(yīng)用新員培訓(xùn)，使培訓(xùn)更進一步走入正規(guī)化。
3. 客服內(nèi)部資料庫的建立。新活動及群發(fā)內(nèi)容及時更新，供座席人員查閱學(xué)習(xí)。
4. 試行“首問負責(zé)制”。簡單投訴問題不再依賴班長，認真鉆研業(yè)務(wù)后，能做到獨立解決。

二、服務(wù)質(zhì)量方面

　　在服務(wù)質(zhì)量監(jiān)測上實施獎罰分明的機制。設(shè)立服務(wù)標兵崗位，對服務(wù)優(yōu)秀人員授予“服務(wù)之星”榮譽稱號，在精神上給予鼓勵。加大扣罰力度，出現(xiàn)問題者，以過失單形式扣罰。并要求質(zhì)檢人員和班長找其談話，使座席人員從根本上認識自己的不足,最終達到提高其服務(wù)質(zhì)量。

三、針對客服中心由史以來的一大難題，在人員有限的基礎(chǔ)上，提高一次接通率

1. 提出技術(shù)需求，將選擇性接聽改為直接接聽，在一定程度上提高了一次接通率。
   
2. 在話務(wù)量高峰期，人員不足的情況下，實施新的補班計劃，思想工作同步開展，將一次接通率和每位員工結(jié)合起來，用團隊的力量共同達到標準。以至于現(xiàn)在每個員工都養(yǎng)成了習(xí)慣，都會隨時關(guān)注一次接通率，從被動關(guān)注到現(xiàn)在的主動關(guān)注。從而達到提高客戶的感知。

　　以上的數(shù)據(jù)，告訴我，任何事情都是：沒有做不到的，只有想不到的。

四、創(chuàng)造了客服中心一個全面溝通的文化環(huán)境

　　客服中心是客戶的中心，是人的中心�？头行牡墓芾恚仨毷且匀藶楸镜墓芾�。這是袁道唯博士負有哲理的話。結(jié)合客服現(xiàn)狀，讓每位員工從內(nèi)心上服從管理，除了一些完善制度的約束外，另外一個主要使命就是溝通。溝通可以隨時進行，但溝通文化卻是需要逐漸培育的，作為客服中心的主管，我有責(zé)任給客服中心的員工營造一個全面的溝通文化環(huán)境。 綜合考慮，我選擇了電子郵箱，沒有時間和地域的限制，是一個非常有效的溝通方式。當(dāng)然，郵箱剛建立時，兩天沒有任何反映，因為大家還對它還不信任。當(dāng)?shù)谌斓臅r候，收到了第一封信，根據(jù)所反映的問題在最短的時間內(nèi)給予解決，為以后起到很好的帶頭作用。郵件是接踵而來。收到的信件里，難免因前期無順暢的溝通渠道造成一些不理解而出現(xiàn)一些偏激的語言，我在回信時針對提出的問題，若有執(zhí)行可能性，立即讓其它部門配合，馬上實施，讓事實說話。若暫無法實現(xiàn)或無法解決的，會告訴其原因。如果思想有偏差的，我會給其指引一個正確的方向。

　　創(chuàng)造客服中心溝通文化環(huán)境時，鼓勵并給大家創(chuàng)造機會，讓所有客服員工把自己的想法表達出來，讓大家感覺到溝通的正面效果。最終使大家以更好的心態(tài)投入到工作中去。從10月份以來，客服人員情緒較穩(wěn)定，人員流動量降低到0.02%,并且對客服團隊有了信任,以前的意見箱，現(xiàn)在變成了建議箱。好的建議更利于客服的發(fā)展，讓我體會了溝通的重要性。

五、文化建設(shè)方面

1. 7月份益智大比拼，使員工從緊張的晉級考試中得已緩解。提高員工團隊協(xié)作，豐富了員工課余生活。
   
2. 客服主辦的“中秋晚會”圓滿成功，在這個全家團聚的特殊節(jié)日里，讓員工感到公司對大家的關(guān)心和照顧。從而能更踏實的投入到工作中去。
   
3. 積極鼓勵客服員工參與公司舉辦的“我行我秀”文化建設(shè)活動中，綜合大家的想法，客服部在這次活動中，拿下了“整體效果獎”“團隊協(xié)作獎”“最佳創(chuàng)意獎”三項大獎，讓我也再次體會到了團隊凝聚力是不估量的。

六、制度完善方面

　　根據(jù)新進同事建議，引進其它優(yōu)秀客服的好的制度并運用到客服中心。

1. 示忙制度更規(guī)范。
2. 班長工作流程的規(guī)范。
3. 客服考勤制度的完善和運用。

　　通過以上六個方面的努力，使客服中心整體面貌有了一定的提高，讓我深深體會了王經(jīng)理曾對我說過的話“作好一個客服管理人員，是一件不容易，卻又非常有成就感的事情�！币荒陙硎斋@最大的，也是體會最深的：一個人的優(yōu)秀不叫優(yōu)秀，一個團隊的優(yōu)秀才是真正的優(yōu)秀。作為客服中心的主管，一定要有能力把所有人優(yōu)秀的力量綜合起來，打造一個優(yōu)秀的團隊。團隊的凝聚力是不可估量的。以上是我工作的真實體會和感受。

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作者供稿 服務(wù)與營銷論壇編輯