VoIP讓小企業(yè)更像大企業(yè)
2007/07/27
小型企業(yè)也可以通過些特殊的方法使用一些高級VoIP功能，使得您的小型企業(yè)在用戶眼中規(guī)模更大。筆者為您介紹企業(yè)必須具備的五種高級VoIP功能。
您已經知道在滿足企業(yè)電話需求時，如果使用VoIP技術替代傳統(tǒng)PSTN電話線，或者與其共同使用，都會在成本控制和方便性方面帶來極大的好處。但是一旦您決定使用VoIP技術，您還需要進行其他一些決策。
在選擇VoIP供應商，PBX以及/或者IP電話系統(tǒng)時，您需要考慮到您所需要的性能。如果您的企業(yè)規(guī)模不大，您的全部需求可能就是一些基本功能，如電話轉接，語音信箱，三方通話等等。
其實，小型企業(yè)也可以通過一些特殊的方法用到一些高級功能。事實上，更好的功能設置能使您的小企業(yè)在客戶(特別是潛在客戶)、合作伙伴、供應商以及其他一些通過電話進行生意的人眼中看起來更象一家大企業(yè)。
讓我們來看看什么樣的功能能使小企業(yè)看起來規(guī)模更大，更專業(yè)。以下是我覺得最重要的5個功能。
自動話務員
這是語音郵件的一種擴展功能，自動話務員是高端IP電話系統(tǒng)和IP PBX設備的最基本功能。例如，在常用的Asterisk開源IP PBX中的自動話務員功能可以在電話用戶等待時間中播放音樂或者預先錄好的信息，它所使用的是語音郵件“樹”功能，能夠支持部門目錄，員工目錄，或者分機等。
另外，自動話務員軟件能夠回答打給中央號碼的電話，并按照打進電話的人的要求轉接電話。例如，打進電話的人能夠選擇將電話轉給銷售部，計費部門，應收帳款部門等。在一家小型機構中，一個人或者一個部門可能同時具備全部這些職能，不同的選擇可能都轉給同一個分機，但是打進電話的人并不知道這個情況，這樣您的企業(yè)就好象比實際的規(guī)模要大一些。
找到我，跟著我
另外一種功能是找到我，跟著我(Find Me， Follow Me ，FMFM)。這個功能允許員工在機構內部或者外部移動，但是依然能夠通過在桌面的設置接到打來的電話。在家遠程辦公的工作人員，出差在酒店房間中，在實驗室外工作的技術人員，無論他們身在何方都能夠接到打到公司的電話。
您可以對系統(tǒng)進行配置，當有電話打進時，桌面電話首先響鈴，隨后員工的手機響鈴，再然后是員工的家庭電話響鈴，直到系統(tǒng)找到員工�；蛘邌T工也可以使用“跟著我”功能設置系統(tǒng)將全部打入的電話呼轉到他所在的地方。
通過這個功能，員工擁有了更高的靈活性，能夠減少客戶與語音信箱對話的幾率，提高客戶與員工直接交流的機會。不同的廠家提供的FMFM功能名稱可能有所不同，如呼叫搜索或者高級呼轉等。
出席功能
這是FMFM的一種擴展功能。出席功能不是被動的需要用戶設置他們將要存在的位置，而是實際的追蹤用戶的去向。例如，系統(tǒng)能夠檢測到用戶在計費部門使用計算機登錄了電子郵箱，或者在前臺接待區(qū)查看了語音信箱，然后系統(tǒng)就能夠推斷用戶所在的位置。
出席系統(tǒng)以用戶位置為基礎創(chuàng)建接電話的規(guī)則。例如，當您在CEO辦公室中時，可以通過配置使系統(tǒng)不要呼叫您的手機。
會議功能
良好的VoIP系統(tǒng)應該能夠支持音頻(或者視頻)會議。高保真的寬頻VoIP會議電話允許很多人在不同的位置以正常的聲調參與同一個會議。
您也可以將電話會議功能與IP協(xié)同應用功能捆綁在一起，這樣在會議進行中，參與著能夠交換文件，同步日歷，共享演講文本，甚至看到其他人的電腦桌面。這樣的功能被稱為統(tǒng)一交流(unified communications)。
許多企業(yè)提供企業(yè)級的統(tǒng)一交流解決方案。微軟的方案是Office Communications Server 2007 (OCS)，提供了基于SIP的呼叫，基于到場功能的VoIP呼叫管理，短消息以及音頻、視頻以及基于網絡的會議功能。
融合功能
統(tǒng)一交流的基礎就是不同技術的協(xié)作。同一個交流系統(tǒng)能夠處理語音電話，語音郵件，電子郵件，短消息，視頻會議，傳真和其他類型的交流等。不同的應用能夠互相了解。例如，如果您所在的位置不能接收語音電話，那么系統(tǒng)能夠通過短消息告訴你有人在找你。
總結
科技使資金緊張的小型企業(yè)通過網絡表現，電子郵件以及現在所說的VoIP來與大型企業(yè)進行競爭。VoIP不僅為小型企業(yè)提供了長途呼叫，800電話等只有大型企業(yè)才有的方式，現在還使您能夠使用一些高級的VoIP電話和IP PBX設備的功能，來給用戶提供過去只在大型企業(yè)才有的體驗。
除了以上五個功能以外，VoIP服務還能提供多種使用傳統(tǒng)電話所無法享受的服務，如同時響鈴功能，請勿打擾功能，虛擬電話號碼功能等。例如Outlook集成的“點擊撥打”O(jiān)utlook聯系人，自動創(chuàng)建Outlook電話使用記錄日志等。
隨著VoIP技術在工作領域內的日漸完善，可能會使大型企業(yè)與小型企業(yè)之間電話功能的差距日益縮小。
ChinaByte(e.chinabyte.com)
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