原來，作為集團公司的文件管理人員，林小姐每天需要處理大量已接受和已發(fā)送的傳真，而很多傳真需要存檔備份以應(yīng)急用，日積月累，大量堆積如山的傳真管理起來就非常麻煩，特別是熱敏紙傳真，存檔一兩個月內(nèi)容就模糊不清了，需要在敲到電腦里打印出來。而且一旦領(lǐng)導(dǎo)突然要其中的某一份傳真件，林小姐要從海量的傳真里馬上找出來，無疑大海撈針，真是吃盡苦頭還時常挨領(lǐng)導(dǎo)的罵。那么，有沒有什么好的辦法幫助林小姐解決傳真管理的問題呢？偶然的機會，公司領(lǐng)導(dǎo)從全國物流采購與信息交流展上給林小姐帶回了AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機。經(jīng)過安裝使用后，很快，林小姐就從繁瑣的傳真管理工作中解脫出來了。
AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機是由金恒科技（深圳）有限公司推出的具有自主知識產(chǎn)權(quán)全球第一款網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)，主要是結(jié)合電腦來實現(xiàn)傳真辦公的無紙化，給用戶節(jié)省紙張、耗材費用的同時，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)強大的傳真管理功能，也給類似林小姐這樣的辦公室人員以及對傳真存檔管理有要求的其他公司員工解決了難題。
首先，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)結(jié)合金恒科技的傳真軟件，把用戶已收已發(fā)的傳真全部自動按時間順序存檔備份，不管什么時間，用戶如果需要查找其中的任何一份傳真，那么就可以利用AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)日志查找功能，根據(jù)姓名、傳真標題、已收、已發(fā)、收發(fā)日期、傳真號碼等關(guān)鍵詞隨時查找出來，方便快捷。而且，因AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真軟件對所有已收已發(fā)的傳真做特殊處理，雖然是圖片格式存在，但滿滿一頁A4紙的傳真占用的空間還不到40K,所以既不影響用戶電腦日常辦公使用，又方便用戶利用U盤、硬盤等存儲備份、攜帶。“原來可能要很長時間有才能完成的工作,用AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)不到一分鐘就搞定了。”林小姐笑著說。
其次，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機還有獨特的權(quán)限管理功能。簡單的說，就是通過虛擬傳真分機號碼設(shè)置，可以將用戶所收到的傳真自動分發(fā)到每個人的電腦上，并通過高管級、管理級、普通級三個級別的權(quán)限設(shè)置，使得最高領(lǐng)導(dǎo)層如果需要的話，就可以查看公司所有員工的已收傳真；部門領(lǐng)導(dǎo)可以收看本部門的傳真；普通員工只能收看自己的傳真。這樣既滿足了傳真接收的及時性，又保證公司重要機密傳真不泄密，安全可靠。同時，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機通過設(shè)置人工分發(fā)值班員和內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)傳真功能，可以把發(fā)送方不知道傳真分機號的公共傳真轉(zhuǎn)發(fā)到相應(yīng)的用戶電腦上，不至于漏接傳真。這樣就實現(xiàn)了員工不需要離開自己的座位，而傳真卻可以根據(jù)需要在公司內(nèi)部快速靈活的流動。而AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)的按線路轉(zhuǎn)發(fā)功能更是能保證某一線路所收到的傳真自動分發(fā)給特定的用戶，（比如公司老總）保證傳真接收的定向性和獨享性。
再次，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)的電話簿設(shè)置也獨具匠心。比如，用戶可以在電話簿里添加用戶的名稱、電話、地址、郵編、郵箱等聯(lián)系信息，同時可以針對傳真號碼進行查看、增加、修改、刪除、清空、導(dǎo)入、導(dǎo)出等操作。另外，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)對發(fā)送成功的傳真號碼，用戶可以選擇加入或不加入到電話簿中（系統(tǒng)自動去重）。AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機還可以根據(jù)用戶類別來設(shè)置群組電話號碼，比如按客戶所屬的地區(qū)、行業(yè)、長途還是市話等來分類，既方便了傳真號碼管理又可以進行群發(fā)傳真。
最后，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)的圖章管理及授權(quán)功能既滿足了用戶傳真簽字蓋章的需求，又保證了圖章流動的安全性，適用可靠。
總之，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)就像一個不需任何費用，又非常盡忠職守的傳真管理員一樣，在滿足用戶基本的傳真收發(fā)需求的同時，又幫助用戶解決了普通傳真機所不能解決的傳真?zhèn)浞�、查找等功能，真是一舉兩得。
