近日，江蘇東洋之花化妝品股份有限公司（以下稱“東洋之花”）的ERP系統(tǒng)成功上線，通過實施Sage ERP X3 V6解決方案，東洋之花在統(tǒng)一產(chǎn)品和物料編碼的同時，實現(xiàn)了集團化采購和數(shù)據(jù)分析；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的標準化和共享；物流、財務(wù)流和信息流的整合。
東洋之花于1992年成立，經(jīng)過20年的發(fā)展，現(xiàn)已發(fā)展成為民族化妝品行業(yè)的一面旗幟。早在1999年，東洋之花便在上海設(shè)立技術(shù)中心和市場研究中心，并在此基礎(chǔ)上，于2008年8月在上海張江高科技園區(qū)建立產(chǎn)供銷為一體的上海東洋之花公司張江基地。目前公司在上海、南通、蘇州設(shè)立了多處科研生產(chǎn)基地。上海原尚草化妝品有限公司（以下稱“原尚草”）的原尚草系列產(chǎn)品亦是東洋之花自主研發(fā)的品牌。
2008年，隨著公司集團發(fā)展戰(zhàn)略的需要和日趨激烈的市場競爭，為了滿足集團實際業(yè)務(wù)流程管理的需求，東洋之花開始信息化建設(shè)，積極進行ERP選型和項目部署實施。經(jīng)過反復的選型評估，又經(jīng)過一系列的商務(wù)洽談和產(chǎn)品測試，Sage ERP X3 V6最終憑借其廣泛的應(yīng)用功能及緊密貼合行業(yè)需求的優(yōu)勢，成功和東洋之花簽約。
基于東洋之花三個公司三個地點的組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，如果在Sage ERP X3 V6系統(tǒng)內(nèi)都以單獨的公司形式設(shè)立，內(nèi)部管理的交易就會非常復雜，特別是在頻繁的退貨和翻箱的情況下。因此，考慮到業(yè)務(wù)的拓展性和交易的簡化性，賽捷軟件將東洋之花的三個公司以三個職能形態(tài)的方式設(shè)立在同個公司之下，同時這三個公司都設(shè)立財務(wù)地點。即：讓江蘇東洋之花主導采購、生產(chǎn)和物流職能；上海東洋之花主導銷售職能，而原尚草的職能則進一步精簡，只擁有銷售職能和部分的采購職能，大部分的采購職能和生產(chǎn)職能都交付給江蘇東洋之花。這樣的設(shè)置，既符合當前人員的配置，也具有相當?shù)耐卣剐浴Ｈ绻院笥行碌墓竞托碌钠放菩枰毩�，都可以參照此項設(shè)置，與此同時，這樣的設(shè)置也極大的方便了以后進行單獨設(shè)賬以及設(shè)置與內(nèi)部的關(guān)聯(lián)交易。
據(jù)了解，東洋之花在部署ERP系統(tǒng)之前，基本上都是采取傳統(tǒng)的手工作業(yè)，沒有規(guī)范的物料編碼，無法及時對報表進行統(tǒng)計。這就造成東洋之花倉庫管理雜亂、不規(guī)范，經(jīng)過手工錄帳的倉庫庫存信息不準確。從基礎(chǔ)編碼維護角度來講，當時的東洋之花各種類別的編碼維護管理比較分散，申請時間、流程和標準不一，缺少專人負責管理，基本上是停留在“誰用誰申請，不用沒人管”的階段。
為了更好的管理基礎(chǔ)編碼，賽捷軟件結(jié)合化妝品生產(chǎn)制造業(yè)的特點，花費了大量的時間進行基礎(chǔ)資料的編碼設(shè)計。賽捷軟件建議東洋之花集中到某個部門某個角色去統(tǒng)一完成編碼管理，而后由東洋之花制定出符合編碼管理規(guī)范的統(tǒng)一的申請、啟用、信息修改、關(guān)閉等流程，以確保ERP編碼規(guī)范能夠切實被落實執(zhí)行，從而真正保證ERP系統(tǒng)的實施和運轉(zhuǎn)。
在ERP上線初期，為了最大程度的保證正常生產(chǎn)的進行，減少系統(tǒng)切換時所帶來的不穩(wěn)定性，賽捷軟件建議東洋之花暫時不使用Sage ERP X3 V6系統(tǒng)中的MRP直接轉(zhuǎn)成工單方式，而是先使用人工方式錄入工單。待整體系統(tǒng)流程正常運轉(zhuǎn)一段時間之后，再逐步使用MRP功能來實現(xiàn)系統(tǒng)的輔助處理。通過此種過渡方式，可以最大程度的減少系統(tǒng)切換給正常業(yè)務(wù)帶來的沖擊，降低員工對新信息系統(tǒng)應(yīng)用的抵觸情緒，最大限度的及時發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功用。
“ERP上線之后，極大的提高了公司的整體辦公效率。倉庫庫存和車間材料的記賬也愈發(fā)及時準確，生產(chǎn)計劃功能不僅讓PMC徹底從excel中解脫出來，而且也大幅提高了計劃的正確性，很大程度上減少了浪費，為公司節(jié)約了大量成本。有了Sage ERP平臺，員工的產(chǎn)值效益明顯提高。”東洋之花信息化主任史先生感嘆道。
Sage ERP X3的成功上線，讓東洋之花的各種業(yè)務(wù)（采購、倉庫、生產(chǎn)、質(zhì)檢和銷售）都實現(xiàn)了流程控制，并實現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財務(wù)的緊密集成，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)間的聯(lián)動和共享，實現(xiàn)了公司流程的優(yōu)化和控制。與此同時，在改變原來依靠人工統(tǒng)計和整理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，集團內(nèi)部的各種業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性和準確性都得到了大幅提升，從而在提高員工工作效率的同時，也為公司的決策分析提供了信息支持。
