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面對面會議 VS 視頻會議

郭瑩 高雪娟 汪蔚 2005/10/25

　　開會的第一件事情就是關(guān)手機。這是禮貌，也是紀律。但是，有了視頻會議系統(tǒng)，開會前第一個規(guī)定動作就成了開機。

　　此機非彼機。開會前關(guān)手機是要求，而開會前開計算機是工具。開了計算機，大家就能坐在屏幕前開視頻會議啦。

　　面對面會議VS 視頻會議

　　服裝界第一梯隊的A集團和B集團是緊咬著的兩個競爭對手。這不，金秋剛剛來臨，兩家集團就都準備召開省級分公司經(jīng)理會議，探討冬裝的運輸調(diào)度和市場營銷工作。不同的是，兩個對手召開會議的形式也不盡相同。A集團把會議地點選在美麗的海濱城市大連——順便放松一下，休整隊伍。B集團的會議地點選在總部深圳，但各個分公司的經(jīng)理不需要出差到深圳，而是在本地通過視頻會議系統(tǒng)開會。

　　A集團的開會流程是這樣的：總裁辦公室以及生產(chǎn)管理部、市場部、物流部于兩個星期前下發(fā)會議通知，要求各個分公司與會人員準備開會材料，各地分公司的商務人員提前五天定好機票。會議所花去的工作時間為：兩天開會、一天往返、一天游玩，共四個工作日。差旅和食宿費平均每個人為4000元，以每個分公司兩個人計，全國設立的30個分公司加起來共發(fā)生費用24萬元。

　　B集團的流程如下：集團總部和各個分公司前期已經(jīng)花費16萬元用于購置遠程視頻會議系統(tǒng)。各地開會人員不須出差，幾乎沒有發(fā)生可變費用。開會兩個工作日，效率是A集團的兩倍。在會議進行的幾天中，B集團各地分公司并行處理很多日常事務，工作向前推進進度較快。

　　比較而言，從發(fā)生的成本來看，B集團由于購置了遠程視頻會議系統(tǒng)，長期攤銷成本將更低；從效率來看，B集團的效率比A集團提高了兩倍。從長遠來看，如果A集團繼續(xù)采用現(xiàn)場會議的形式，成本將繼續(xù)保持高速增加態(tài)勢。

　　但從效果來看，由于現(xiàn)場會能夠感受到實際的工作氛圍，A集團在會議探討的氛圍上明顯比B集團活躍；同時，由于現(xiàn)場會的形式，會后各地分公司經(jīng)理之間有了更多時間和話題上的溝通，交流較為充分，各地之間相互借鑒和學習的氛圍濃厚，會議效果好于B集團。特別是會議的營銷環(huán)節(jié)上，B集團和A集團更是出現(xiàn)了較大差別。從后期冬裝上市的推廣活動來看，A集團對于會議精神的理解以及后期的執(zhí)行要好于B集團。A集團會后的拓展訓練以及集體活動增強了團隊精神和隊伍凝聚力。

　　可以說，從上述案例來看，現(xiàn)場會和遠程視頻會議各有利弊。但不可否認，視頻會議正在越來越多地獲取人們的認可，科技的進步也使得視頻會議越來越接近于現(xiàn)場會議所取得的效果。

　　對于大型集團公司來說，視頻會議帶來的最直觀的好處就是差旅成本的節(jié)約，尤其是分公司較多、地理位置分布比較廣的公司。另外，快速召開會議，意味著更快的決策和更快的市場反應。

　　VS結(jié)論：誰也不能抹殺面對面交流的效果，因為那除了話語，還有眼神、神態(tài)，更有私下的交流。所以當面開的會一年怎么也得來兩次。不過其余時間，為了提高效率，還是視頻會議吧。

　　即時通訊VS 專業(yè)視頻

　　C公司是一個正在發(fā)展中的企業(yè)，除北京總部外，各地有十幾個分公司，銷售人員經(jīng)常出差。老板希望能及時掌握各地的動態(tài)，并通過交流解決問題，但是開會實在是個難題,不但成本高，而且把人碰齊了也不容易。在IT時代，還能被這些事難倒？CIO高明毫不猶豫地拍板，啟用遠程視頻語音來開會。高明相對青睞熟悉的QQ、MSN這些即時通訊軟件。高明是對QQ、MSN等很熟悉的玩家。最后，C公司選擇使用騰訊RTX即時通訊軟件來開會。

　　要開會時，進入軟件主操作界面下面的“進入網(wǎng)絡會議”打開會議室，選擇要參加本次會議的人員后再確定會議召開的時間。這樣，一個網(wǎng)絡會議就創(chuàng)建好了，大家就可以“坐下來”開會。會議支持文本、語音和視頻方式。利用RTX，C公司可以召開多部門、跨地區(qū)的網(wǎng)絡會議。銷售即使在外出差，也可以通過撥號上網(wǎng)進行語音交流，節(jié)約通信費用。

　　而同一時期，高明的發(fā)小兒郭慶也在選擇遠程視頻開會的方案。郭慶的企業(yè)情況跟C公司差不多。參觀了高明的“得意之作”之后，郭慶心想，開會得有一個開會的樣子吧，這么多人都散坐在自己的座位上，如果有人半道離席，自己都不知道。再說了，開會的內(nèi)容事關(guān)公司機密，被哪個黑客闖進來，那可就……于是郭慶選擇商用視頻會議系統(tǒng)的解決方案。這套方案可以實現(xiàn)視頻會議系統(tǒng)和即時通訊系統(tǒng)的無縫銜接。雖說費用高，可郭慶覺得總體效果挺好，達到了自己的要求。

　　高明和郭慶對于自己的遠程視頻開會方案都很滿意。這一方案的分歧，其實正說明了即時通訊軟件對傳統(tǒng)視頻會議系統(tǒng)已經(jīng)構(gòu)成了威脅。

　　傳統(tǒng)的商用視頻會議產(chǎn)品仍然是視頻會議市場的主流，語音、視頻都比較穩(wěn)定、高質(zhì)。有的系統(tǒng)還可以提供電子投票和表決功能，支持會議議程安排，會議過程中的文字交流和文件實時傳輸都不在話下。但是，隨著即時通訊軟件的大行其道，即時通訊軟件與專業(yè)視頻會議產(chǎn)品競爭越來越激烈。

　　與過去的純文本交流不同，新型的即時通信業(yè)務融合了視頻、音頻交流等寬帶應用元素。目前，各種即時通信除提供基本的即時互動交流外，還能提供視頻、語音通信服務，在短信收發(fā)、文件共享、數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫嬉捕加写蟮拈_拓和創(chuàng)新。而且企業(yè)級的即時通訊軟件也不再限于點對點的通訊了。

　　可以說，使用企業(yè)級即時通信軟件開會的方案，費用低廉，而且安裝和使用方便，能充分實現(xiàn)實時交互�，F(xiàn)在，召開視頻會議前可以在線呼叫某人：“開會了，快上RTX/MSN。”這樣就可以完成召集工作。而且，即時通信業(yè)務承載的設備也將趨于多樣化，用戶通過PC、手機、PDA以及其他設備都可以使用即時通信，寬帶電話、網(wǎng)絡電話等業(yè)務都可以在即時通信上實現(xiàn)。

　　但是，即時通信軟件的會議功能缺陷是致命的。與商用視頻會議軟件相比，往小處說，即時通訊容易有掉線事故，另外聽會者到底是否在聽，是不是只是機器在線人不在不好把握，會議發(fā)起者對會議的控制力也不夠，不能通過系統(tǒng)主持好會議。往大處說，不少即時通訊軟件的穩(wěn)定性和安全性還有待加強，漏掉信息、忽略重點，甚至被黑客攻擊導致企業(yè)絕密泄漏也不是沒有可能。

　　在競爭面前，融合是一種方式。但到底是以即時通信為底本，融合商用視頻會議軟件的功能，還是以商用視頻會議軟件為底本，融合即時通信的長處，還有待時間和市場的考驗。

　　VS結(jié)論：即時通訊再發(fā)展下去，視頻會議就要被擠得沒地兒啦。不過別擔心，視頻會議的高安全性還是很多用戶青睞的基礎呢。

　　硬VS 軟

　　上海人和科技儀器有限公司代理銷售了很多種國外的儀器設備。為了解決不同地區(qū)客戶的售后服務問題，人和公司開始籌建視頻會議系統(tǒng)。他們購買了一套價格僅為10萬元的視頻會議軟件。自從安裝視頻會議系統(tǒng)后，人和每銷售出一套科學儀器產(chǎn)品，都會免費贈送給客戶一個價值300元左右的數(shù)字攝像頭，并在對方計算機上安裝一套V2視頻會議客戶端軟件。目前公司已經(jīng)為大約近百家客戶安裝了客戶端。這些客戶遇到任何問題都可以先通過網(wǎng)上視頻討論，一般問題就無須技術(shù)人員出差解決了。為了能更好地看清出現(xiàn)問題的機器的零部件，人和公司購買的是大視頻(分辨率為352×288)版本，用戶可以將視頻圖像放大幾倍，直至全屏顯示。自從使用這套系統(tǒng)以來，公司已經(jīng)節(jié)省了近10萬元的出差費用，更重要的是，節(jié)省了時間，提高了客服工作效率，縮短了反應時間，提高了客戶滿意度。

　　而深發(fā)展視頻會議項目是在已有的DDN網(wǎng)絡的基礎上，為深圳發(fā)展銀行在17個城市共19個點之間搭建的全國性會議電視平臺。整個深圳發(fā)展銀行會議電視系統(tǒng)組網(wǎng)分為兩級，中心點3套Penteview 2030到下面16個異地的分支行，是典型的硬件視頻案例應用。深圳發(fā)展銀行大廈6樓大會議室、培訓小會議室、32樓會議室作為主會議室，在6樓的機房中放置主MCU(多點控制單元)和一個終端，培訓小會議室放置一個終端，其他16個異地分支行分別放置一臺Penteview 2030終端，通過現(xiàn)有的深發(fā)展DDN網(wǎng)絡相互連通。根據(jù)深發(fā)展通信網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)及傳輸容量的實際情況，各地可通過現(xiàn)有的DDN專線組建起多點會議電視系統(tǒng)。這個項目開通實施以后，滿足了深圳發(fā)展銀行的遠程電視會議、商務交流、員工培訓等要求，滿足深圳發(fā)展銀行不同地域、不同區(qū)域之間實時遠程視頻會議的需要。

　　乍看起來，好像視頻會議可以用硬件也可以用軟件，那么究竟硬件視頻與軟件視頻相比，有哪些差別？

　　首先，是成本。成本差距是軟硬件視頻系統(tǒng)最大的差別，也是軟件視頻會議系統(tǒng)最大的優(yōu)勢。軟件的購買成本和維護成本都低于硬件系統(tǒng)。的確，一個硬件終端的價格在五萬元，一個MCU則動輒幾十到十幾萬元。如此高的價格，除了大型企業(yè)、政府、銀行以外，很多企業(yè)用戶難以承受。而且硬件淘汰率較高，視頻硬件需要保養(yǎng)、購置、維護，要不斷地根據(jù)用戶需求增加而增加設備，這些都需要不斷付出資金。

　　其次，是環(huán)境要求。硬件視頻系統(tǒng)一般需要384kbps以上的獨立線路或者專網(wǎng)，解決防火墻問題就已經(jīng)很復雜。而軟件視頻方案，則可以使用用戶現(xiàn)有的網(wǎng)絡環(huán)境，56kbps的撥號、xDSL、專線，或者其他方式接入的網(wǎng)絡環(huán)境都能應付自如。

　　雖然看起來軟件視頻比硬件視頻更有優(yōu)勢，但仍有不足。硬件視頻能夠提供高清晰度、流暢的視頻會議服務。軟件視頻會議系統(tǒng)則由于設備與網(wǎng)絡的限制，在這方面難以相比。

　　在未來的企業(yè)市場中，軟件視頻有先天的優(yōu)勢，但也不可能完全代替硬件視頻—必然會有企業(yè)對于視頻會議的要求較高，也會有企業(yè)要求較低，兩者必定會有各自不同的需求產(chǎn)品。未來的市場格局也許是硬件視頻適合那些高端用戶，而軟件視頻則更適合中小企業(yè)用戶。

　　VS結(jié)論：一分錢一分貨。貴的硬件視頻當然有質(zhì)量高、效果好的優(yōu)點，當然如果為了省錢來點軟件視頻也足夠使用。是什么車，就運什么貨，有多少金剛鉆，就攬多少瓷器活吧。

　　租VS 買

　　D集團是國內(nèi)知名的家電集團，在全國有30個分支機構(gòu)。為了降低開會的成本，集團決定使用視頻會議系統(tǒng)。自建視頻會議系統(tǒng)遇到的第一個問題是成本如何分攤。各分支機構(gòu)不愿意做出視頻會議第一次的“巨額”投資，而總公司又不愿意替他們承擔成本。租用聯(lián)通的“寶視通”成為總部和分支的共識�，F(xiàn)在每次集團開會，就去酒店的視頻會議室。一個意外的收獲是開會效率提高了很多——租用的視頻會議系統(tǒng)按分鐘記費，大家都惜時如金。

　　E公司是北京某高校教授新成立的一家高科技公司，在深圳有一個銷售分部，公司合計不到50人。公司為深圳的客戶提供一種高精密的儀器。這種儀器涉及的技術(shù)很先進，很多問題需要向北京的專家請教，于是空中飛行成為北京專家的常事。為了讓兩地的技術(shù)人員可以經(jīng)常像見面一樣討論，這位教授一咬牙，上了一套視頻系統(tǒng)。從此北京的專家不用兩地奔波，在北京照樣解決深圳的問題。

　　視頻會議系統(tǒng)的組建方式可以分為租和自建兩種。很多人會想當然以為，大企業(yè)財大氣粗應該自建，而小企業(yè)實力有限，估計得租。但真正的衡量方法不是這樣的。

　　在上文中，D集團在人數(shù)上是E公司的幾百倍，分支機構(gòu)的數(shù)量是后者的30倍，注冊資金更是后者的上百倍。但強大的D集團選擇了租用，而小而精的E公司卻建了一套視頻會議系統(tǒng)。

　　是什么促使他們作出各自的決定？一位視頻會議銷售人士認為，成本才是決定買和賣的關(guān)鍵所在。

　　目前，企業(yè)實現(xiàn)視頻通信應用的方式有兩種：一種是買，企業(yè)與視頻通信專業(yè)廠商直接合作，自建視頻通信系統(tǒng)；另一種是租，通過選用某些運營商提供的運營級視頻通信服務享受視頻會議。租的方式也可選：自建終端(終端可以是會議室的產(chǎn)品，費用由設備數(shù)量和所選的設備價格決定)，租用視頻會議MCU。也可以是純粹的租用，例如“寶視通”。

　　可以先算成本賬。視頻會議的建設成本很高。一個常見的錯覺是，建設視頻會議系統(tǒng)的就應該是有眾多分支機構(gòu)的政府部門或者集團公司。其實不然，不論買還是租，都可以計算出單位開會時間的開會成本。

　　購買視頻會議系統(tǒng)的總投資包括網(wǎng)絡環(huán)境搭建費用、會議室裝修費用、系統(tǒng)設備費用和工程費用。實際中，計算成本涉及的因素很多。如果建設硬件視頻系統(tǒng)每個點花費10萬元，正常情況下系統(tǒng)可以使用5年，每年使用時間是50小時，那么平均每小時開會的成本就是400元。如果租用視頻會議系統(tǒng)每點每小時的成本也是400元，那么租和買對于企業(yè)來說是一樣的。不難理解，企業(yè)開會時間增加，更有傾向做出購買的選擇。

　　D集團采用租的方式，表面上看是總部和分支機構(gòu)在投資上沒有達成一致意見，但根本的原因是集中開會的次數(shù)很少，租比較合算。E公司盡管小，但視頻會議需求多，買是最優(yōu)的選擇。

　　除了成本因素之外，企業(yè)自建的方式會提供更大的便利，可以隨時召開會議，適合對視頻通信的需求迫切且對質(zhì)量要求高、并能承擔全套設備成本的用戶。租的方式不用考慮技術(shù)進步所帶來的損失，也沒有維護的煩惱，適合需求不是很頻繁，不愿意一次投資購置整套視頻通信系統(tǒng)的用戶。

　　VS結(jié)論：賣的精更要買的精。租還是買，對于用戶來說，關(guān)鍵是算好賬。開一次會的成本到底能低到多少，直接關(guān)系到用戶的選擇。

　　IPv6后的視頻會議

　　IPv6(Internet Protocol Version 6，互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議第六版)的縮寫，是IETF(Internet Engineering Task Force, 互聯(lián)網(wǎng)工程任務組)制定的替代IPv4(Internet Protocol Version 4，互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議第四版)的最新協(xié)議。該協(xié)議將成為下一代互聯(lián)網(wǎng)的標準協(xié)議。那么，IPv4為什么要換成IPv6呢？

　　IPv6吸取了IPv4地址資源不足的教訓，采用128位編碼，能產(chǎn)生2的128次方個IP地址(IPv4僅為2的32次方個)，充分解決了地址匱乏的問題。在IPv6下，全球的幾乎每個電子設備(家電、手機、汽車)都可以擁有一個固定的IP。同時，以IPv6為核心的下一代互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸速度將比當前提高1000～10000倍，可以實現(xiàn)更高的端到端的傳輸。另外，IPv4協(xié)議中由于沒有設置網(wǎng)絡層安全機制，很容易被黑客攻擊、盜取數(shù)據(jù)，存在大量安全隱患。而在IPv6協(xié)議中加入了IPSec安全認證和加密等機制，提供端到端的安全，可以有效控制和減少安全隱患。同時，IPv6簡化固定的基本報頭，提高了處理效率；引入靈活的擴展報頭，提高效率的同時提供靈活的擴展性；即插即用，地址配置簡化，實現(xiàn)自動配置；地址格式更具層次性，便于路由聚合；新增流標記域，更好地支持綜合QoS服務(內(nèi)建的服務質(zhì)量保證)，可以直接標識流，并配合RSVP實現(xiàn)資源預留。

　　2003年，以國家戰(zhàn)略項目—中國下一代互聯(lián)網(wǎng)示范工程(CNGI)的啟動為標志，中國IPv6商用化進入實質(zhì)性發(fā)展階段。中國的5大運營商及兩個學術(shù)網(wǎng)絡全面加入IPv6規(guī)模部署陣營。預計到2005年底，中國將建成世界最大規(guī)模的IPv6網(wǎng)絡。

　　IPv6之后，視頻會議將迎來新的高潮，因為它解決了地址容量問題，優(yōu)化了地址結(jié)構(gòu)以提高選路效率，提高了數(shù)據(jù)吞吐量，以適應視頻通信大信息量傳輸?shù)男枰Pv6還加強了組播功能，實現(xiàn)基于組播并具有網(wǎng)絡性能保障的VC視頻會議、高清晰度數(shù)字電視、VOD視頻點播、網(wǎng)絡視頻監(jiān)控應用。這是只有高帶寬、高性能的下一代互聯(lián)網(wǎng)才能支持的典型應用，具有交互協(xié)同技術(shù)特性。IPv6對于IPv4的最大革新之處在于它對于QoS的考慮，對各種多媒體信息根據(jù)緊急性和服務類別確定數(shù)據(jù)包的優(yōu)先級。

　　記者手記

　　念好中小企業(yè)經(jīng)

　　要問現(xiàn)在視頻會議廠商都在以誰為銷售對象，肯定大部分會說政府和大型企業(yè)。政府的會議比較多，大型企業(yè)的“據(jù)點”比較分散，相對來說會議成本高，對保密要求高，所以成為眾多視頻廠商的瞄準對象。

　　但還有另外一種說法是，政府已經(jīng)過了建設高峰期，市場容量已經(jīng)有限，而大型企業(yè)數(shù)過來只有那么多，也大都完成了建設工作。所以該把目光投向中小企業(yè)了，尤其是中小企業(yè)基礎比較差，而基數(shù)很大，成為眾多視頻廠商的關(guān)注群。

　　可以分析一下中小企業(yè)的實際需求。對于中小企業(yè)來說，在各地設置分支機構(gòu)的可能性不大，頻繁開會的幾率也比較小，所以好像并沒有太多的市場挖掘度。

　　不過，注意一下，中小企業(yè)在整個產(chǎn)業(yè)生態(tài)鏈中處于比較尷尬的位置，他們大多數(shù)是大型企業(yè)或政府的配套廠或供應商，他們需要與大型企業(yè)進行充分的溝通，電話、傳真、郵件固然是良好的溝通方式，但大企業(yè)一發(fā)話，小企業(yè)連忙登門拜訪、當面溝通也是經(jīng)常的事情。對于中小企業(yè)來說，與大企業(yè)實現(xiàn)良好的溝通，當然是能夠接入到大企業(yè)或政府的視頻會議系統(tǒng)最好，這樣，小企業(yè)也沾個大企業(yè)的光，只要弄個終端就可以實現(xiàn)與大企業(yè)的良好溝通，保證了工作效率。從這個意義上說，視頻會議廠商確實應該調(diào)轉(zhuǎn)一下聲調(diào)，開始念中小企業(yè)經(jīng)，尤其要找到為大企業(yè)或者是政府配套廠的中小企業(yè)調(diào)門。

中國計算機報


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