不用出差 網(wǎng)真技術(shù)助AT&T召開客戶會議
2009/10/21
CTI論壇(ctiforum)10月21日消息:AT&T亞太區(qū)集團每年召開兩次地區(qū)咨詢會議（RAC），邀請企業(yè)客戶會聚一堂，共同探討AT&T的行動方案、收集反饋意見，以幫助AT&T更好地了解和滿足客戶需求。
AT&T負責在亞洲的一座主要城市組織會議相關(guān)活動，而差旅費和住宿費則由客戶自行承擔。然而，2009年嚴峻的全球經(jīng)濟形勢卻對RAC造成了影響。多數(shù)客戶表示，礙于公司的開支限制，他們將無法前往參會。
針對這一情況，AT&T以虛擬會議的方式召開了2009年春季會議。與會者無需乘飛機前往參加為期兩天半的會議，而只需坐在位于美國、歐洲和亞洲的網(wǎng)真會議室中即可參加。借助65英寸的高清顯示屏和空間音頻技術(shù)，會議室提供了一種身臨其境的體驗，遠程與會者仿佛就在身邊。
此次會議召集了來自四大洲10個城市的21名與會者。持續(xù)四個小時的虛擬會議受到了與會者的高度評價，他們對網(wǎng)真技術(shù)帶來的互動和協(xié)作水平贊不絕口。此外借助網(wǎng)真技術(shù)召開會議，還在降低開支、減少環(huán)境影響、提高委員會成員的時間利用率等方面有著顯著收益。
AT&T區(qū)域咨詢會議：極有價值的資源
AT&T亞太區(qū)集團每年召開兩次咨詢會，與16位區(qū)域及全球客戶會面。會議為增進AT&T與其主要客戶之間的聯(lián)系和合作提供了一個絕佳的機會。咨詢會開通了一個雙向溝通渠道，主題涵蓋從基礎(chǔ)設(shè)施投資到服務(wù)水平及收費程序改進等諸多方面。
AT&T亞太區(qū)副總裁余文質(zhì)指出：“RAC會議對我們來說意義重大，便于我們直接從幾家大客戶那里獲得反饋意見�！�
亞太區(qū)RAC會議照例在一座亞洲主要城市舉行，如北京、河內(nèi)、香港、新德里或新加坡。AT&T負責制定議程，并承擔會議和招待費用，差旅和住宿費則由客戶自理，平均下來每場會議的總成本超過10萬美元。
雖然RAC會議的會期一般為兩天半，但算上耗費在路上的時間，與會者通常要為每次會議花整整三到四天時間。
RAC 2009：成本因素推動技術(shù)解決方案
在計劃2009年亞太區(qū)春季會議的過程中，RAC成員提出了他們的擔憂——在低迷的全球經(jīng)濟環(huán)境下，與會者將無法承擔面對面會議所需的高額差旅費。另外，人們也日漸意識到全球航空旅行對環(huán)境造成的不利影響。然而，完全取消RAC會議勢必會減緩集團的發(fā)展勢頭，甚至可能減弱其凝聚力。正是這些顧慮為利用網(wǎng)真技術(shù)召開RAC會議創(chuàng)造了條件。
網(wǎng)真技術(shù)：無需全球旅行也可實現(xiàn)企業(yè)間協(xié)作
對許多企業(yè)而言，傳統(tǒng)的視頻會議不失為一種有用的工具——但與現(xiàn)代的網(wǎng)真會議相比，未免有些原始。網(wǎng)真技術(shù)在可伸縮性、靈活性、真實性和易用性等方面均有大幅改進。
諸如AT&T所提供的網(wǎng)真設(shè)施，其采用全球互通互聯(lián)方式，旨在使多個站點在會議中齊聚一堂。
在網(wǎng)真會議室中，多臺高清顯示屏排列成圓桌形式，以營造一種面對面會議的氛圍。屏幕上的與會者，即使是來自全球各地，看起來也仿佛與現(xiàn)場人員近在咫尺。通過這種方式，諸如手勢和面部表情等非言語交流也清晰可見，且與現(xiàn)場會議并無二致。為了進一步增強“現(xiàn)場”感，所有網(wǎng)真會議室均采用一致的設(shè)計、相同的家具和匹配的顏色。
出于靈活性考慮，多個站點可以同時參加會議。如果與會者人數(shù)超出顯示屏的顯示范圍，有些與會者將被隱藏起來，直到發(fā)言時再顯示出來。顯示屏可以在開始發(fā)言后幾秒內(nèi)自動切換至當前發(fā)言者。
網(wǎng)真技術(shù)的另一特點是其易用性。設(shè)施和會議安排簡單易行，并與Microsoft Office Outlook或Lotus Notes集成一體。對與會者來說，參加會議就如撥打電話一樣簡單。
在虛擬會議中集合
AT&T會議策劃者預訂了10個站點的網(wǎng)真會議室：倫敦、悉尼、新加坡、香港、上海、孟買、班加羅爾以及美國的達拉斯、芝加哥和新澤西。會議議程定為四個小時，并有一次會間休息。策劃者盡量避免重復多日面對面會議的全部內(nèi)容，而是將重點放在推進會議的主要問題上。
然而，策劃者仍需處理一些面對面會議中不太遇到的后勤問題。此次全球?qū)崟r會議涉及來自亞洲、美國和歐洲10個城市的21位成員，這意味著至少有一個站點要在午夜參會。倫敦團隊挺身而出解決了這一問題。此外，由于會議的多點特性，并非所有參與者都可以同時顯示在屏幕上。因此，主持人在會議過程中專門提醒每位與會者，使其能夠被其他人看到。
體驗評估
總體而言，與會者對此次網(wǎng)真體驗給予了積極的評價。以10分制來衡量，此次會議總體得分（包括出席率）為8.5。這與以前召開的現(xiàn)場RAC會議相當，后者得分為9.0、8.9和8.2。AT&T亞太區(qū)RAC客戶主席Will
Thomas說道：“舉辦這些會議的目的就是讓雙方開誠布公地交流觀點，交換意見。在大約4小時的時間里，我們不僅設(shè)法達成了主要的會議目標，還使我們有機會通過身處不同地點的參會人員，對該技術(shù)進行全面的測試�！�
與會者深知，簡化的虛擬會議無法涵蓋多日面對面RAC會議的全部議程，也不能提供正常的社交機會，但他們?nèi)匀粚W(wǎng)真技術(shù)帶來的互動和協(xié)作水平給予了高度評價。未來網(wǎng)真技術(shù)將作為補充手段而非替代手段，應用于面對面RAC會議。余文質(zhì)表示：“雖然我們并不打算完全取消面對面的會議形式，但我認為在當前的經(jīng)濟形勢下，通過網(wǎng)真技術(shù)舉行這樣的會議不失為一種負責任的做法，同時也可以借此良機向客戶展示這一經(jīng)濟高效的解決方案�！�
即使在面對面會議中，網(wǎng)真技術(shù)也有用武之地。無法前往現(xiàn)場參會的主題專家可以借助網(wǎng)真技術(shù)參與會議并進行演講。事實上，在2009年6月舉行的AT&T美洲區(qū)RAC會議上，主題專家成功地以這種方式為會議錦上添花。
優(yōu)勢評估
由于消除了差旅和住宿費用，網(wǎng)真會議達到了“幫助與會者遵循公司開支限制政策”的目的。另據(jù)會議策劃者估計，避免航空旅行減少了相當于62公噸的二氧化碳排放(CO2e)*，鑒于減少碳排放量正成為許多企業(yè)的關(guān)鍵目標之一，此項益處顯得非常重要。AT&T致力于推動環(huán)境的可持續(xù)發(fā)展，不但盡力減少自身對環(huán)境的影響，還為其它企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)，幫助其實現(xiàn)同一目標。
避免出差還為與會者節(jié)省了時間，使其可以保持工作效率，并減少了對其個人生活的影響。Thomas說道：“以這種方式舉辦會議除了節(jié)省開支，還能避免出差，從而提高工作效率，改善工作與生活的平衡關(guān)系，同時還減少了對環(huán)境的影響�！�
另一重要方面在于，網(wǎng)真技術(shù)實際上可以提高RAC會議的出席率。每個成員企業(yè)都有兩位RAC代表,利用網(wǎng)真技術(shù)免去差旅費后，許多企業(yè)都能同時派兩位代表參會。此次虛擬會議的出席率達到88%，遠遠超過了歷屆亞太區(qū)RAC會議。
結(jié)論
通過亞太區(qū)RAC會議，我們可以洞悉網(wǎng)真技術(shù)在實現(xiàn)全球業(yè)務(wù)目標中發(fā)揮的巨大作用。這種技術(shù)使會議得以繼續(xù)，與取消會議相比，不失為上乘之選，該技術(shù)又因其出眾的互動和協(xié)作水平，受到了與會者的高度好評。網(wǎng)真技術(shù)減少了對環(huán)境的影響，在經(jīng)濟蕭條時期為與會者節(jié)省開支。
注釋
*碳排放減少量的計算方法是由思科公司的IBSG部門發(fā)明，該計算方法采用TRX航空公司碳排放量計算器來計算免除航空旅行所獲得的好處，同時運用標準方式來計算免除會場與機場之間的地面交通所獲得的好處，再減去應用網(wǎng)真技術(shù)以及產(chǎn)生和處置碳所耗用的能源。注：網(wǎng)真會議地點與機場之間的地面交通假定相當于與會人員正常的日常通勤，因此相互抵消。
AT&T網(wǎng)真解決方案
除企業(yè)內(nèi)部呼叫以外，AT&T網(wǎng)真解決方案還為AT&T商業(yè)交換服務(wù)的所有企業(yè)提供多點、企業(yè)間協(xié)作支持。
這是一種簡單易用的“交鑰匙”型托管解決方案。AT&T將負責評估會議室、安裝必要的AT&T虛擬專用網(wǎng)（需另行購買）、采購和安裝需要的網(wǎng)真設(shè)備，并對該服務(wù)進行管理。
AT&T網(wǎng)真解決方案可以幫助客戶壓縮前期資本支出，降低技術(shù)過時帶來的財務(wù)風險，減少IT員工需求，從而使客戶集中精力發(fā)展業(yè)務(wù)。
安排會議非常簡單，借助一種直觀的網(wǎng)絡(luò)應用程序，即可輕松為多點連接排定時間，實現(xiàn)查號服務(wù)、報告和“即興會議”服務(wù)。其還同時完全兼容企業(yè)日歷應用程序，如Microsoft
Outlook或Lotus Notes。
AT&T網(wǎng)真解決方案極其靈活。企業(yè)客戶可以將現(xiàn)有兼容H.323協(xié)議的舊視頻會議系統(tǒng)連接至AT&T網(wǎng)真解決方案會議室�，F(xiàn)有標清或IP視頻會議系統(tǒng)可以在網(wǎng)真會議開始后參與其中。
若要試用AT&T網(wǎng)真解決方案效益計算器，這是一種充滿樂趣的互動工具，可基于貴公司的業(yè)務(wù)需求展現(xiàn)網(wǎng)真技術(shù)的潛在優(yōu)勢。
CTI論壇報道
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