成長型中小企業(yè)采用IP-PBX搭建通信系統(tǒng)
張東生 2009/11/11
中小企業(yè)每天都在渴望良性而快速的成長，從市場、經營管理、企業(yè)競爭力以及企業(yè)運營等角度而言，中小企業(yè)無疑需要做好以下幾點——企業(yè)內部正確的經營和管理策略以及良性的外部市場；員工的整體素質、團隊溝通協(xié)作能力、與企業(yè)共同成長能力；企業(yè)運營成本的掌控，現金流的成功控制；不斷創(chuàng)新和快速發(fā)展的產品和服務競爭力。
關于團隊溝通協(xié)作方面，請大家試想一下，企業(yè)內部都有多少不同種類的溝通？
- 企業(yè)內部員工之間的團隊協(xié)作需要溝通；
- 企業(yè)銷售人員與客戶之間工作交流和解決問題需要溝通；
- 企業(yè)渠道人員與渠道伙伴之間共商渠道運作需要溝通；
- 企業(yè)生產采購配送部門為了加強運營效率降低成本，與供應商之間需要頻繁的溝通；
- 技術支持和售后服務部門幫助用戶解決問題需要溝通；
以上理出的幾條企業(yè)價值鏈，無一不涉及到溝通。沒有好的溝通就沒有好的團隊協(xié)作，沒有好的團隊協(xié)作也就形成不了真正的競爭力，其中聯(lián)系，相信優(yōu)秀的企業(yè)管理人員都會明白其中利害。
本文將會著重討論與企業(yè)內部溝通息息相關的通信系統(tǒng)的建設問題，并將在集團電話交換機的采購方面，給予企業(yè)一些相應的建議。
現在市場上有各種各樣的集團電話系統(tǒng)，模擬的、數字的、還有基于網絡IP技術的產品。那么，倒底哪一款產品真正適合企業(yè)自身的需求呢？以下幾條是您必須要考慮的，分別是：
成本因素：資金狀況、企業(yè)內部電話量以及總體成本、外地長途是否較多、是否有外地辦事處、企業(yè)差旅人員或是1-2年內差旅人員是否較多、希望能自己隨時統(tǒng)計和了解公司的話費成本狀況。
溝通效率因素：是否具有電話會議的需求？外地的長期大型項目是否較多且需要與公司進行頻繁溝通？是否具有視頻通話的需求？企業(yè)是否具有SOHO員工？
擴容因素：企業(yè)規(guī)模擴充會比較快，或是常會有擴充新辦公區(qū)的可能。
綜合以上這些因素，IP-PBX是中小企業(yè)包括現代中大型企業(yè)采購集團電話交換機的最為節(jié)省成本也是最為適用的通信設備。
在此，我們就以市場應用較為廣泛，功能性價比相對較高的捷思銳的IP-PBX系統(tǒng)——中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)，來舉例進行一一分析和說明。
首先，讓我們來探討一下如何來分析成本因素。
在此所說的成本并不單純指每月的電話費用開銷，而是具體分為預算成本、實際支出成本、機會成本以及對通信設備投資的性價比核算等。其中還涉及到企業(yè)的長途電話是否較多，造成較大的成本壓力等。
由于集團電話交換機的總體成本不低，因此，在購買之前，企業(yè)的相關人員都需要三思而行，結合企業(yè)的購買力、現金狀況、公司的業(yè)務發(fā)展速度以及公司的業(yè)務需求等多方面因素，綜合考慮各方面因素之后，計算您的投資成本與回報之后，您的選擇方能獲得老板的青睞！
企業(yè)的購買力和現金狀況自然是指公司的企業(yè)實力和現金狀況，在此不必多言。
一家企業(yè)如果電話量很高，長途較多，與企業(yè)的外地辦事處聯(lián)系較為密切，希望控制差旅人員的通信費用，但同時又希望能與差旅人員隨時溝通，則這家企業(yè)需要考慮采用基于IP網絡的中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)（IP-PBX）
。
通過采用這套系統(tǒng)，不僅可以成倍的降低企業(yè)的通信費用，還可以加強對于外地辦事處以及差旅人員的管理，可謂有事半功倍之效。
現在，我們從機會成本以及把價格較為昂貴的通信設備作為長期固定資產投資的角度來做一下分析。
目前，市場上有采用傳統(tǒng)的模擬技術的集團電話交換機和所謂“數字技術”的集團電話交換機。由于這些技術已經采用幾十年，加上技術門檻低，導致較多的廠商進行生產，所以，這種舊有技術的交換機價格相對低一些。
注定將會替代傳統(tǒng)模擬技術和所謂“數字技術”集團電話的IP-PBX，由于系統(tǒng)是基于IP網絡，不僅能夠實現和兼容舊有技術交換機的功能，還能夠實現傳統(tǒng)技術不能實現的功能，使企業(yè)的通信系統(tǒng)與網絡系統(tǒng)以及其他軟件系統(tǒng)（如CRM軟件）整合應用起來，其功能主要包括*：
異地零通話費用：外地的辦事處與總部分機通話只撥分機號，且無需支付電話費用。
無需布線：無需像傳統(tǒng)的集團電話交換機那樣進行天羅地網般的布線，只需插接網線即可。
視頻通話：可以實現視頻通話功能，使遠在兩地的雙方實現面對面般的溝通效果3。
與應用軟件系統(tǒng)對接(如CRM)：可與CRM業(yè)務軟件系統(tǒng)對接，使企業(yè)的呼叫來電可以時刻得到掌控，時刻留存下珍貴的意向客戶信息，并識別老客戶來電等。
以上這些基于IP網絡技術的交換機的功能，相信是任何一家管理嚴謹而現代的企業(yè)所必備的設備。
說明：以上IP-PBX的功能說明，主要是以捷思銳的中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)為基礎進行舉例。
此外，基于成本方面的考慮，以及產品品質方面的顧慮，向您做如下推薦參考。
目前在國內市場上，做IPPBX的企業(yè)既有諸如Avaya、捷思銳這樣的國外企業(yè)，也有一些國內企業(yè)所研發(fā)的產品。基于通訊設備技術對于質量的高要求以及安裝調試過程中的技術支持力量因素，建議您采用類似于捷思銳這樣性價比相對較高，在國內有相應技術支持團隊和研發(fā)團隊的品牌，這樣不僅使您的產品質量有所保障，也使您可以獲得良好的售后服務。
再次，讓我們來探討一下企業(yè)溝通效率方面的需求。
大多數企業(yè)恐怕都會說“我們的內部溝通沒有什么問題，我們也不鼓勵開太多的會議”。但是對于具有外地辦事處，或是在外地具有長期或是大中型操作項目的企業(yè)，恐怕就不會這么想。外地辦事處人員的管理問題，相信是很多企業(yè)管理層所頭疼的問題。如何做好外地辦事處的人員的管理，使他們的工作狀態(tài)和溝通頻率能像本部員工一樣？除了一次性投資的交換機成本之外，企業(yè)還需要考慮話費成本問題，因為每次都需要多人參加的長途會議，是非常昂貴的。而新型的中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)（IP-PBX交換機）就徹底解決了這一問題，只要辦事處具有網線接口，接通IP電話之后，就隨時可以與本部進行零費用通話。
在一些異地大型操作項目中，如果溝通一個稍微復雜點事情，就需要出差到現場。這使得企業(yè)的交通成本和人員成本都相應增高。但如果通過中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)的電話會議功能，召開多人甚至包括客戶在內的電話會議，就可以解決此問題，不僅依舊能取得較好的會議效果，還能夠節(jié)省大量的差旅成本。如果有必要的話，可以2地安裝視頻電話，使會議雙方可以在溝通時看到異地的現場情況等。
如果企業(yè)每天都具有服務客戶的需求，但目前還無沒有需求購買昂貴的大型呼叫中心設備的企業(yè)，通過安裝IP-PBX的中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)，就可以組建一個小型的呼叫中心。中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)支持自動呼叫分配和交互式語音應答。公司的任何一名員工，都可設定成為一個或多個組群中話務員為客戶提供呼叫服務。系統(tǒng)可以針對不同時間執(zhí)行不同的流程：如根據上下班時間、節(jié)假日等設置不同的交互式語音應答流程。
通過采用捷思銳的中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)（IP-PBX），用戶可以在任何時間和地點通過網絡瀏覽器訪問、管理自己的電話系統(tǒng)和語音信箱，并可以隨時獲得語音郵件。使得在差旅之中或是需要隨時了解自己信息狀況的人員，能夠及時的獲得信息，任何重要事務都不會因為錯過電話而耽誤。
此外，具有移動辦公需求和Soho辦公需求員工的企業(yè)，也可以通過IP-PBX實現移動通信辦公。因為無論是通過家庭電話、手機、電腦軟件電話等多種形式的電話終端，可以隨時擴展為公司分機，使得具有移動辦公需求的用戶，或是具有Soho辦公需要的公司的需求得以滿足。
第三，通過采用IP-PBX系統(tǒng)，企業(yè)可以大大降低通信設備投資的機會成本發(fā)展較快的企業(yè)，或是1-2年會面臨規(guī)模擴員的企業(yè)（如擴員20人以上），屆時會發(fā)現傳統(tǒng)交換機幾乎無法實現擴容，或是需要花費企業(yè)巨額成本。而新型的IP交換機則可以實現快速而簡單的低成本擴容。
因此可以說，中小型企業(yè)語音通信系統(tǒng)（IP-PBX）非常適用于正在快速發(fā)展中的中小企業(yè)以及需要局部擴容的大中型企業(yè)。
CTI論壇編輯
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