如何消除質(zhì)監(jiān)與話(huà)務(wù)員之間的對(duì)立
蘇蕊 2004/02/11
在呼叫中心常常存在這樣的現(xiàn)象，有些話(huà)務(wù)代表認(rèn)為質(zhì)量監(jiān)控人員是呼叫中心的"警察"，鐵面而嚴(yán)厲，很難進(jìn)行溝通；有些話(huà)務(wù)代表則對(duì)于監(jiān)控人員的反饋評(píng)價(jià)有不同意見(jiàn)，但又懼怕向呼叫中心領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)后，監(jiān)控人員會(huì)對(duì)其監(jiān)控評(píng)分更加"苛刻"，而工作積極性逐漸下降，而有些監(jiān)控人員則感覺(jué)到監(jiān)控工作很難開(kāi)展，和同事間的距離越來(lái)越遠(yuǎn)，好的工作想法和措施很難推行。由于質(zhì)量監(jiān)控人員和客服代表之間的對(duì)立，會(huì)直接影響到呼叫中心的運(yùn)營(yíng)管理。
眾所周知，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力，不僅取決于每一名成員的能力，也取決于成員與成員之間的相互協(xié)作、相互配合，這樣才能均衡、緊密地結(jié)合形成一個(gè)強(qiáng)大的整體。而如何消除監(jiān)控人員與客服代表之間的對(duì)立呢？可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行關(guān)注。
一、質(zhì)量監(jiān)控人員的管理
（1）質(zhì)量監(jiān)控人員的選拔
為了確保質(zhì)量監(jiān)控工作有序的開(kāi)展及各項(xiàng)措施的順利推行，質(zhì)量監(jiān)控人員的選拔尤為重要。一般呼叫中心在選拔質(zhì)量監(jiān)控人員時(shí)，更多的是注重候選人的工作年限、服務(wù)技巧、服務(wù)規(guī)范等方面，還有的呼叫中心是在業(yè)務(wù)量增多或服務(wù)質(zhì)量下降時(shí)，倉(cāng)促?gòu)脑趰徣藛T中提拔客服代表?yè)?dān)任質(zhì)量監(jiān)控工作，而忽視了對(duì)于候選人員其他方面的考核。
質(zhì)量監(jiān)控人員上崗前需要進(jìn)行針對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)、監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)控流程、實(shí)際監(jiān)控測(cè)評(píng)等方面的考核，以保證質(zhì)量監(jiān)控人員符合上崗標(biāo)準(zhǔn)。
首先，不同的呼叫中心處理的業(yè)務(wù)不盡相同，而質(zhì)量監(jiān)控人員需要熟練掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，才能對(duì)話(huà)務(wù)代表進(jìn)行監(jiān)控，并發(fā)現(xiàn)話(huà)務(wù)代表在通話(huà)中暴露的業(yè)務(wù)問(wèn)題，及時(shí)給予糾正指導(dǎo)。例如：有一家通信行業(yè)的呼叫中心通過(guò)對(duì)外招聘的方式，招聘到一位具有豐富監(jiān)控經(jīng)驗(yàn)的監(jiān)控人員，然而這位應(yīng)聘人員原先所在的呼叫中心服務(wù)于汽車(chē)行業(yè)，由于呼叫中心領(lǐng)導(dǎo)未重視此應(yīng)聘者業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)與考核，上崗后由于業(yè)務(wù)知識(shí)掌握的不夠全面，話(huà)務(wù)代表對(duì)此監(jiān)控人員的監(jiān)控評(píng)分有很大疑義，甚至有些話(huà)務(wù)代表對(duì)監(jiān)控工作還產(chǎn)生了很大的"敵"意，導(dǎo)致呼叫中心的工作也無(wú)法順利地開(kāi)展和進(jìn)行。因而無(wú)論在呼叫中心內(nèi)部還是在社會(huì)上選拔質(zhì)量監(jiān)控人員時(shí)，都需要對(duì)候選人進(jìn)行呼叫中心業(yè)務(wù)知識(shí)的全面培訓(xùn)與考核。
其次，監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)是質(zhì)量監(jiān)控人員進(jìn)行監(jiān)控工作所使用的工具，是衡量呼叫中心內(nèi)部話(huà)務(wù)代表通話(huà)質(zhì)量的一把"尺子"。如同法官斷案需要熟讀法律條文一樣，監(jiān)控人員也需要分析和深刻理解監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)各細(xì)項(xiàng)內(nèi)容，才可以因而在監(jiān)控人員上崗前需要接受針對(duì)質(zhì)量監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的全面培訓(xùn)與考核。
再次，對(duì)呼叫中心而言，卓越的績(jī)效來(lái)自于向客戶(hù)和最終用戶(hù)統(tǒng)一地提供高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)，并滿(mǎn)足客戶(hù)合理期望的能力。而是否擁有一個(gè)全面、綜合性的運(yùn)營(yíng)管理流程體系，是客服中心運(yùn)營(yíng)管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性標(biāo)志。對(duì)于質(zhì)量監(jiān)控工作而言，規(guī)范的監(jiān)控流程不僅可以明確各監(jiān)控崗位的工作職責(zé)，提高工作效率，更可以保障呼叫中心內(nèi)部各崗位間的信息溝通更加順暢。
最后，監(jiān)控人員還需要進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控工作實(shí)際演練。僅僅理解了監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)內(nèi)容是不夠的，還需要監(jiān)控人員對(duì)電話(huà)錄音進(jìn)行實(shí)際評(píng)測(cè)打分，來(lái)考核此監(jiān)控人員的監(jiān)控尺度是否與其他監(jiān)控人員相一致。
（2）質(zhì)量監(jiān)控人員在呼叫中心所扮演的角色
質(zhì)量監(jiān)控人員在呼叫中心所扮演的角色既是一個(gè)監(jiān)督者的角色，對(duì)話(huà)務(wù)代表的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)影響服務(wù)質(zhì)量的問(wèn)題，又是一個(gè)支持者的角色，只有很好地服務(wù)于話(huà)務(wù)代表，才能最終為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；既是一個(gè)幫助者的角色，發(fā)現(xiàn)服務(wù)代表存在的問(wèn)題后，及時(shí)提出建設(shè)性的改進(jìn)意見(jiàn)，又是一個(gè)訓(xùn)練者的角色，給予話(huà)務(wù)代表必要的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，不斷提高話(huà)務(wù)代表的知識(shí)、服務(wù)技巧。
總之，監(jiān)控人員作為質(zhì)量監(jiān)控工作實(shí)施的核心人物，明確自身在呼叫中心運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所扮演的角色，對(duì)于建立監(jiān)控人員與話(huà)務(wù)代表融洽的工作關(guān)系，消除對(duì)立是非常必要的。
二、建立完善的溝通反饋機(jī)制
溝通是潤(rùn)滑劑、膠粘劑和催化劑，良好的溝通可以產(chǎn)生理解和思想的一致。把持續(xù)改善服務(wù)質(zhì)量的原則用于溝通上，可以消除質(zhì)量監(jiān)控人員和話(huà)務(wù)代表之間的誤會(huì)和矛盾。質(zhì)量監(jiān)控人員發(fā)現(xiàn)影響服務(wù)質(zhì)量的問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)給予反饋與指導(dǎo)。正面的反饋可以激勵(lì)員工的士氣和自尊，而建設(shè)性的批評(píng)，是用一種恰當(dāng)?shù)姆绞浇o予話(huà)務(wù)代表以指導(dǎo)，對(duì)于績(jī)效的改變能起到較大的影響。而在呼叫中心的實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，將這兩種反饋方式平衡運(yùn)用，則更能提高話(huà)務(wù)代表的工作熱情，使之配合質(zhì)檢工作的開(kāi)展，并愿意接受質(zhì)檢人員的幫助，從而改進(jìn)他們的績(jī)效。
有的呼叫中心通過(guò)定期召開(kāi)質(zhì)量監(jiān)控會(huì)議，召集優(yōu)秀的話(huà)務(wù)代表參加，質(zhì)量監(jiān)控人員和話(huà)務(wù)代表可以在會(huì)議上充分溝通。一方面可以校準(zhǔn)質(zhì)量監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)，使所有質(zhì)量監(jiān)控人員監(jiān)控尺度一致，另一方面可以聽(tīng)取話(huà)務(wù)代表的心聲。質(zhì)量監(jiān)控人員有必要傾聽(tīng)、信任和賞識(shí)話(huà)務(wù)代表提出的新的觀點(diǎn)，這樣更可以促進(jìn)質(zhì)量監(jiān)控工作良性地發(fā)展。還有的呼叫中心建立了完善的質(zhì)量監(jiān)控體系及定期的面談機(jī)制。
總而言之，還有很多方法和措施值得探討和實(shí)踐，當(dāng)然也希望呼叫中心的高層管理者和質(zhì)量監(jiān)控負(fù)責(zé)人員更多的傾聽(tīng)話(huà)務(wù)代表的聲音，將質(zhì)量監(jiān)控工作由一種提高服務(wù)質(zhì)量的外界手段轉(zhuǎn)變?yōu)樵?huà)務(wù)代表的自覺(jué)行動(dòng)，話(huà)務(wù)代表自身產(chǎn)生改善服務(wù)質(zhì)量的意識(shí)，才可以有效消除監(jiān)控人員與話(huà)務(wù)代表的對(duì)立。
優(yōu)百斯公司供稿 CTI論壇編輯
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