利用IM系統(tǒng)提升辦公效率
——讓繁忙的工作成為一種享受
2005/04/18
OFFICE一族經(jīng)常會遇到這樣的情形：一邊要給客戶發(fā)傳真，一邊還要打開電腦發(fā)送電子郵件，在忙得焦頭爛額的時候，電話鈴聲響起，手持話筒時卻聽到了手機(jī)的短信息聲……手忙腳亂的你，一個人根本無法同時完成以上工作。有沒有一種方法使你從繁瑣、重復(fù)的工作中解放出來呢?IM系統(tǒng)（即時通訊系統(tǒng)）的出現(xiàn)使這種設(shè)想變成可能。
今天，你用IM辦公了嗎？
提到IM，往往我們首先想到的就是QQ、UC、MSN等這些耳熟能詳?shù)漠a(chǎn)品，它們帶給我們更多的是聊天和娛樂，但聊天只不過是IM諸多功能中的冰山一角。在我們享受IM所帶來的在娛樂和即時信息溝通方面的便捷時，卻沒有意識到IM系統(tǒng)已經(jīng)在無形中提高了自己的辦公效率。曾經(jīng)，被大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為是“不務(wù)正業(yè)”的IM，如今堂而皇之的進(jìn)入到很多企業(yè)中，成為白領(lǐng)人士辦公交流的必備利器，據(jù)調(diào)查顯示：有80%以上的白領(lǐng)都患上了“IM依賴癥”，IM的威力由此可見一斑。
IM是怎樣提升我們的工作效率的呢？目前，一些主流的IM系統(tǒng)都提供了：即時短消息、視頻會議、手機(jī)短信、資源共享、電子郵件、音頻對話和遠(yuǎn)程協(xié)作等功能，通過IM所提供的豐富交流方式以及與不同通訊工具的組合使用，使無論您身處何處都將使您方便地與公司同事、領(lǐng)導(dǎo)、客戶進(jìn)行實時的交流和溝通。IM系統(tǒng)以其簡單、快捷、易掌握的特點俘獲了越來越多人的心，它正在逐漸改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的溝通交際方式以及工作方式，使以前一個人要多次才能完成或需要幾個人才能完成的工作，如收發(fā)電子郵件、接打電話、收發(fā)傳真、收發(fā)手機(jī)短信等，都能集中在IM系統(tǒng)上一次完成。為此，您再也不用忙得手忙腳亂，不僅可以坐在電腦前同時完成以上的工作，甚至還有充足的時間悠閑地喝上一杯咖啡。
比IM更高效的EIM
EIM的概念在3年前由全球IM軟件領(lǐng)域的倡導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)者----廣聯(lián)集團(tuán)首先提出的，其理念是建立在IM的基礎(chǔ)上，目的是利用IM的便利和快捷來規(guī)范工作流程、提升人們的工作效率、幫助企業(yè)實現(xiàn)輕量管理。從娛樂向辦公轉(zhuǎn)型，EIM比IM在辦公方面定義了更為全面和強(qiáng)大的功能（如多線路通話、傳真、IP電話等），在安全性方面也大大提高。而全球各大IM廠商隨著企業(yè)對EIM的需求增加，也紛紛向EIM市場拓展，例如微軟的MSN、騰訊的TM等等。作為EIM的倡導(dǎo)者廣聯(lián)集團(tuán)也推出了自己的EIM產(chǎn)品----eWork(即時通訊工作系統(tǒng))，eWork是眾多EIM產(chǎn)品中的突出代表，它是首款橫跨即時通訊、企業(yè)管理、商務(wù)聯(lián)絡(luò)三大領(lǐng)域的平臺性即時商務(wù)工作系統(tǒng)，無論是在功能上還是在技術(shù)上，都已經(jīng)成為業(yè)界的標(biāo)準(zhǔn)。
企業(yè)級EIM應(yīng)用案例
小王是某大型國企的辦公室職員，負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的大小會議安排和部門之間的協(xié)調(diào)工作。以前每次開會前，他都要花費很長的時間去逐一通知各部門人員，有時碰到同事出差或外出，小王只能逐一查找公司通訊錄，然后打電話或發(fā)短信通知，這樣不但費時而且費力，而且經(jīng)常容易出現(xiàn)遺漏情況。自從公司同使用EIM系統(tǒng)后，這一切都迎刃而解�，F(xiàn)在，每次開會前，他只需在EIM里面選擇要參加會議的人員，并輸入會議的主題、時間（對沒有在線的人員，小王選擇了發(fā)送手機(jī)短信的選項，系統(tǒng)會把會議通知自動發(fā)送到與會人員的手機(jī)上），系統(tǒng)就會通知所有的與會人員，對方可選擇接受或拒絕，系統(tǒng)會將對方的反饋結(jié)果發(fā)送給會議的發(fā)起人，發(fā)起人即可知道所有與會人員的接收情況，再也不會出現(xiàn)遺漏情況。如果外出參加商務(wù)談判，只要有一部能上網(wǎng)的筆記本電腦，就可以通過召開網(wǎng)絡(luò)會議方式，及時反饋第一手信息和公司互通有無，從而增加了談判的成功率。因此，通過EIM的應(yīng)用，不僅能節(jié)省大量的時間提高工作效率,更是企業(yè)加強(qiáng)競爭優(yōu)勢的有力手段。
新技術(shù)的層出不窮，給人們帶來了越來越多的便利，從IM發(fā)展到EIM，如今的IM不僅僅是一款單純的即時通訊系統(tǒng)，更是一套高效的管理工具，它使得多種工作都能在一個平臺上完成，在我們被繁忙工作包圍的時候，IM使所有的事情都變得非常簡單，現(xiàn)在，你只需在電腦前動動鼠標(biāo)、敲幾下鍵盤就能解決所有問題。
廣聯(lián)集團(tuán)
相關(guān)鏈接: