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面壁ITIL之服務(wù)臺管理實戰(zhàn)

2007/06/19

  在2006年底的例行年度總結(jié)中,“服務(wù)臺如何成為事件的主人”被提上今年的議事日程。會開完了,任務(wù)隨之層層下達,最后一直落到基層的服務(wù)臺班組長頭上。這幾日,服務(wù)臺班組長苦思冥想,搜腸刮肚,卻始終不得其解。

  “我們服務(wù)臺的主要工作是向顧客講解正確的咨詢和指引服務(wù)”……“服務(wù)臺通過一段時間的運作和改革后,發(fā)現(xiàn)我們的服務(wù)是膚淺的,并沒有真正的了解顧客的需求。所以我們開展了一系列的改革措施,不僅注重硬件的建設(shè),更側(cè)重窗口形象的建設(shè)” 。這是服務(wù)臺班組長在年終總結(jié)里對服務(wù)臺的工作總結(jié)。從具體的職能崗位來看,有這樣的認識無可厚非。但從理解ITIL服務(wù)臺的角度來說,如果我們將服務(wù)臺僅理解為某個職能崗位,那么上面這位服務(wù)臺班組長自然無法理解“服務(wù)臺成為事件主人”的用意。也許有人會問:為什么要成為事件的主人?為什么是服務(wù)臺要成為事件的主人?

  我們先來了解一下什么是事件。在此引用清華大學(xué)出版社出版的《現(xiàn)代IT服務(wù)管理-基于ITIL的最佳實踐》一書中的定義:事件是指沒有包含在服務(wù)標準運作之內(nèi),并且導(dǎo)致(或可能導(dǎo)致)中斷服務(wù)或降低服務(wù)質(zhì)量的意外事件或突發(fā)事件。

  要成為事件的主人,也就是說我們要成為“導(dǎo)致(或可能導(dǎo)致)中斷服務(wù)或降低服務(wù)質(zhì)量的意外事件或突發(fā)事件”的主人。作主人,實際上是要求我們對這些事件具備全盤的掌控能力,具有絕對的主導(dǎo)地位?蔀槭裁词欠⻊(wù)臺要具備這些能力呢?事件管理為什么不可以,問題管理哪里沒能力呢?別急,且聽我慢慢道來……

  呼叫中心、幫助臺、服務(wù)臺,這些概念曾經(jīng)困擾我很久。如何來理解這些概念,如何來認識服務(wù)臺?服務(wù)臺究竟是職能崗位,還是流程的一個環(huán)節(jié)等等諸如此類的問題一直讓我在疑惑中徘徊。當理論理解出現(xiàn)障礙時,我決定從實踐中尋找答案。

  “一個關(guān)鍵業(yè)務(wù)、一個關(guān)鍵資源和一個管理中心”這是對客戶服務(wù)中心IT服務(wù)結(jié)構(gòu)的概要描述。


圖1-客戶服務(wù)中心組織結(jié)構(gòu)簡圖

  關(guān)鍵業(yè)務(wù)是指客戶服務(wù)中心的實施管理部,包含服務(wù)臺、任務(wù)管理、工程師管理、兩個專項維護組(含一線和二線A組)以及一個二線B組。從這一系列的崗位設(shè)置可以看出,在關(guān)鍵業(yè)務(wù)中客戶的服務(wù)請求經(jīng)歷了受理、調(diào)派、維護、跟蹤、反饋等多個流程環(huán)節(jié)。

ITIL理論中有關(guān)服務(wù)臺的描述,我接觸到兩種說法:

  一是,服務(wù)臺通常所指是幫助臺和呼叫中心,強調(diào)的是服務(wù)職能,而非服務(wù)管理流程。沒有嚴格有序的日常運作流程,只是針對用戶的請求或根據(jù)服務(wù)級別協(xié)議的要求進行一些日常運作活動。包括:響應(yīng)用戶呼叫、為用戶發(fā)布信息、客戶需求管理和客戶關(guān)系管理、供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)、日常運作管理、基礎(chǔ)架構(gòu)監(jiān)控等。

  二是,服務(wù)臺是以客戶為中心,并由技術(shù)專家、業(yè)務(wù)骨干以及協(xié)調(diào)能力強的人員構(gòu)成。在客戶與IT服務(wù)提供者之間建立了一個集中的單一聯(lián)系點,不僅處理事件和問題,而且還為其它活動(變更請求、維護合同、配置管理等)提供聯(lián)系的紐帶。

  由以上的兩點描述,可以看出前者強調(diào)服務(wù)臺是一個職能部門,至于究竟是幫助臺,還是呼叫中心,不必過于細究;后者則強調(diào)服務(wù)臺是一個服務(wù)流程的起點,對外的單一接觸點。

  現(xiàn)階段客戶服務(wù)中心關(guān)鍵業(yè)務(wù)中服務(wù)臺更像是前者,但從整體的服務(wù)結(jié)構(gòu)來看,關(guān)鍵業(yè)務(wù)提供的服務(wù)又和后者非常相像;诹鞒坦芾淼睦砟,我個人更傾向于后者的說法。因為以職能劃分的IT服務(wù)存在一個弊端,那就是往往會產(chǎn)生局部最優(yōu)的結(jié)果。在這種情況下,很少人會從整體的服務(wù)流程上去考慮本部門或本崗位的做法將會給流程整體最優(yōu)帶來的影響。

  當思想從具體的職能崗位中突圍,我認識到:服務(wù)臺是面向客戶的,以服務(wù)臺為起點和終點的事件服務(wù)流程閉環(huán)(見圖2)。也許是服務(wù)臺這個極具職能意味的稱謂混淆了我的理解,一直未能突破職能崗位的框框,也因此一直無法更深入地理解服務(wù)臺,理解服務(wù)臺的功能。

圖2-服務(wù)臺服務(wù)流程閉環(huán)

  因此,在實踐中理解服務(wù)臺概念,我們可以將注意力更多地放在流程上。擺脫崗位的局限,從流程入手對服務(wù)臺進行必要的再認識。認識到服務(wù)臺是服務(wù)支持流程的第一個環(huán)節(jié),服務(wù)臺人員按崗位職責承擔責任,在確保本環(huán)節(jié)工作的基礎(chǔ)上為下一個流程環(huán)節(jié)提供合乎要求的輸入。流程的最終輸出再次以反饋的形式返回到服務(wù)臺,完成一個事件受理、調(diào)派、維護、跟蹤、反饋的閉環(huán)。

  話題再回到服務(wù)臺做事件主人這件事情上。之所以選擇服務(wù)臺作為事件的主人,無非是看中了服務(wù)臺在服務(wù)流程閉環(huán)中所處的極具價值的戰(zhàn)略位置:既是起點,又是終點。所有的事件都是經(jīng)過服務(wù)臺進入到服務(wù)支持流程,如果按照以往的職能崗位來理解服務(wù)臺,那么如何確保進入服務(wù)支持流程的事件能夠得到最及時的解決常常是令我們頭大的難題。因為職能崗位的設(shè)置不同,大家關(guān)心的多是本部門或本崗位相關(guān)的這一段流程,對于脫離自己轄區(qū)的事件,只能采用“事不關(guān)己,高高掛起”的態(tài)度了。但是,如果用流程的眼光來重新審視服務(wù)臺,我們發(fā)現(xiàn)在一個閉環(huán)的服務(wù)流程中,服務(wù)臺在識別、記錄、跟蹤事件方面具有先天的優(yōu)勢,只需改變原有的認識即可將服務(wù)臺的潛力大大提升。

  服務(wù)臺作為事件的主人,其實質(zhì)就是需要我們用流程的眼光來看待服務(wù)臺,改變服務(wù)臺原有的職能崗位意識,使服務(wù)臺主動起承擔起事件的全程監(jiān)控,制定呼入事件識別標準,記錄呼入事件信息,跟蹤呼入事件狀態(tài),反饋呼入事件進度等具體措施,確保呼入事件的可見、可控。

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