廣州智光實(shí)施微軟CRM實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目精細(xì)化管理
2011/08/04
廣州智光電氣股份有限公司是一家在電氣控制與自動(dòng)化領(lǐng)域具有自主創(chuàng)新能力和高成長性的高新技術(shù)企業(yè)和軟件企業(yè)，成立于1999年，總部位于廣州。主要從事電網(wǎng)安全與控制設(shè)備、電機(jī)控制與節(jié)能設(shè)備、供用電控制與自動(dòng)化設(shè)備及電力信息化系統(tǒng)的研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和銷售。
公司主要產(chǎn)品包括：新型自動(dòng)跟蹤補(bǔ)償消弧線圈及選線成套裝置、智能高壓大功率變頻調(diào)速系統(tǒng)、分布式企業(yè)級電氣監(jiān)控與能量管理系統(tǒng)以及電力信息化系統(tǒng)。這些產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于電力、大中型工業(yè)企業(yè)、市政建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施等領(lǐng)域，能有效提高電網(wǎng)安全穩(wěn)定性、改善電能質(zhì)量、節(jié)能降耗、提升企業(yè)電氣設(shè)備安全可靠性、提升企業(yè)能源管理水平。
商務(wù)背景
智光電氣在營銷管理過程中面對以下的挑戰(zhàn)：
招投標(biāo)項(xiàng)目管理
智光電氣面向的客戶99%以上采用招投標(biāo)方式進(jìn)行相關(guān)產(chǎn)品采購，少量采用議標(biāo)方式。智光電氣面對的招投標(biāo)有兩種方式，一種是各省電網(wǎng)公司的框架招標(biāo)，即全省的產(chǎn)品采購采用一個(gè)統(tǒng)一的招標(biāo)，中標(biāo)企業(yè)與各個(gè)市級公司再分別簽署購買合同；第二種是普通的招標(biāo)，電網(wǎng)以后的企業(yè)通常采用的方式，針對某個(gè)具體的項(xiàng)目采購進(jìn)行招標(biāo)。
智光招投標(biāo)過程數(shù)量眾多，同時(shí)每個(gè)招投標(biāo)過程漫長，涉到企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門的協(xié)作及對外多個(gè)單位的攻關(guān)工作。這造成大量的信息無法及時(shí)的形成一個(gè)完整的視圖，給銷售管理者的項(xiàng)目決策過程帶來困繞。
銷售費(fèi)用管理
智光電氣銷售過程的費(fèi)用可以分為依據(jù)每一個(gè)項(xiàng)目制定的專項(xiàng)費(fèi)用管理及與具體項(xiàng)目無關(guān)的差旅費(fèi)用管理兩部分。由于每月產(chǎn)生的金額數(shù)量龐大、支出名目眾多，存在管理漏洞會給企業(yè)帶來較大的損失，因此智光電氣對費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格管理流程及管理方法。但由于缺乏有效的流程工具及管理工具，智光電氣費(fèi)用的審批過程效率低下，人工投入過大。
合同執(zhí)行管理
智光電氣的合同執(zhí)行周期長，特別是節(jié)能收費(fèi)方式的收款周期長達(dá)數(shù)年。為確保合同的執(zhí)行順利，智光電氣設(shè)立合同管理員崗位跟蹤管理每一個(gè)合同執(zhí)行。合同管理員采用EXCEL作為工具進(jìn)行日常工作，包括了新合同執(zhí)行條款分解，合同執(zhí)行過程跟蹤，合同執(zhí)行統(tǒng)計(jì)分析等職能。EXCEL作為一款優(yōu)秀的工具減輕了合同管理員的工作，但EXCEL不具有數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)共享及數(shù)據(jù)自動(dòng)分統(tǒng)功能，造成銷售管理者查閱合同執(zhí)行情況困難，企業(yè)管理者查看報(bào)表只能以月為單位，這些相關(guān)的工作都帶來了不便。
解決方案
智光電氣的CRM項(xiàng)目采用了Techsun工業(yè)設(shè)備解決方案，解決方案主要包括招投標(biāo)項(xiàng)目管理、銷售費(fèi)用管理、合同執(zhí)行管理等重點(diǎn)內(nèi)容。
招投標(biāo)項(xiàng)目管理
智光電氣招投標(biāo)項(xiàng)目管理，完整地對標(biāo)前、標(biāo)中、標(biāo)后的工作進(jìn)行管理，形成過程記錄及協(xié)作流程。其中包括：
1、銷售階段管理
智光電氣將銷售過程分為立項(xiàng)確認(rèn)、情報(bào)搜集、銷售執(zhí)行、項(xiàng)目投標(biāo)、商務(wù)談判等5個(gè)銷售階段。每一個(gè)階段設(shè)立階段目標(biāo)、關(guān)鍵任務(wù)執(zhí)行、成果核查、上司評審等工作內(nèi)容，通過階段工作的推進(jìn)來促進(jìn)銷售進(jìn)程。
2、項(xiàng)目成功概率管理
智光電氣采用項(xiàng)目競爭分析法結(jié)合項(xiàng)目階段來測算項(xiàng)目的成功概率，每一個(gè)項(xiàng)目在銷售進(jìn)程中都獲得動(dòng)態(tài)的概率。
3、項(xiàng)目支持
智光電氣的銷售過程需要眾多的跨部門協(xié)作，項(xiàng)目支持是作為跨部門協(xié)作的申請、審批與記錄。
4、項(xiàng)目評審
智光電氣的項(xiàng)目評審包括技術(shù)方案評審、商務(wù)方案評審、報(bào)價(jià)評審、技術(shù)協(xié)議評審以及合同評審，通過評審點(diǎn)來控制項(xiàng)目銷售過程的風(fēng)險(xiǎn)。
5、項(xiàng)目分析
智光電氣項(xiàng)目銷售過程需要銷售經(jīng)理提交項(xiàng)目分析報(bào)告，包括投標(biāo)前項(xiàng)目分析報(bào)告、合同簽署前的合同差異性分析以及投標(biāo)后的項(xiàng)目分析報(bào)告。
6、產(chǎn)品配置與商務(wù)報(bào)價(jià)
智光電氣面對大型招投標(biāo)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目都存在個(gè)性化因素及競爭因素。智光在進(jìn)行報(bào)價(jià)時(shí)需要通過將項(xiàng)目設(shè)備分解為物料部件，獲得物料的核價(jià)成本，并依據(jù)自有設(shè)備、外購物料、大包工程及服務(wù)等內(nèi)容設(shè)置不同的加價(jià)率來核算出報(bào)價(jià)成本。在報(bào)價(jià)成本的基礎(chǔ)上進(jìn)一步考慮包括項(xiàng)目專項(xiàng)費(fèi)用、項(xiàng)目競爭情況來確定出項(xiàng)目的商務(wù)報(bào)價(jià)。
銷售費(fèi)用管理
智光電氣的銷售費(fèi)用管理包括兩部分，第一部分是差旅費(fèi)用管理，第二部分是專項(xiàng)費(fèi)用管理。對于差旅費(fèi)采用借支 — 報(bào)銷的管理模式，并借助電子單證及電子審批流程來提高費(fèi)用處理過程的效率。
智光電氣的專項(xiàng)費(fèi)用指為某個(gè)銷售項(xiàng)目拔付的專項(xiàng)費(fèi)用，對于專項(xiàng)費(fèi)用執(zhí)行嚴(yán)格的預(yù)算 — 執(zhí)行計(jì)劃 — 借支 — 報(bào)銷的管理制度，從而減少專項(xiàng)費(fèi)用管理過程中的漏洞。
合同執(zhí)行管理
智光電氣的合同執(zhí)行過程長達(dá)數(shù)月以至一年，節(jié)能付款的合同甚至長達(dá)數(shù)年，為更好的管理合同的執(zhí)行過程，智光電氣借助了CRM工具實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總、記錄、過程工作流的提醒以及各類分析報(bào)表的生成。
智光電氣的合同執(zhí)行過程包括了合同的排產(chǎn)與生產(chǎn)下單，生產(chǎn)過程的管理，出貨計(jì)劃及變更、發(fā)貨物流管理、收款計(jì)劃與執(zhí)行及發(fā)票管理等內(nèi)容。
利益優(yōu)勢
實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)項(xiàng)目過程精細(xì)化管理目標(biāo)，成單率提升11%
智光電氣每年需要面對約1000個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目周期都長達(dá)數(shù)年以至一年，采用團(tuán)隊(duì)方式進(jìn)行銷售，一直困擾著智光是銷售過程缺乏一個(gè)信息管理及共享的工作來滿足虛擬化團(tuán)隊(duì)工作的要求，二是銷售過程銷售經(jīng)理由于把握不住銷售要點(diǎn)而帶來項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
智光電氣采用微軟CRM平臺，為所有銷售項(xiàng)目逐一設(shè)立電子化檔案，整合多個(gè)來源的的項(xiàng)目信息，構(gòu)成360度的項(xiàng)目視圖，完整的項(xiàng)目信息視圖成為項(xiàng)目管理、評審以及項(xiàng)目策略制定的依據(jù)。智光電氣銷售過程引入了銷售階段的管理工具，實(shí)現(xiàn)了銷售項(xiàng)目的階段性管理，為每個(gè)銷售人員提供明確的銷售指引，而銷售經(jīng)理也實(shí)行階段性目標(biāo)檢查制度來核查各個(gè)階段計(jì)劃執(zhí)行情況，提升項(xiàng)目的執(zhí)行力。智光電氣借助CRM工具有效的提升了銷售決策的正確性及銷售策略執(zhí)行的力度，規(guī)避了過程風(fēng)險(xiǎn)，據(jù)統(tǒng)計(jì)有效提升了11%的成單率。
精細(xì)化管理出貨計(jì)劃，生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)確率提高12%
由于智光電氣的生產(chǎn)過程是標(biāo)準(zhǔn)部件生產(chǎn)后依據(jù)個(gè)性化需求配置出不同的設(shè)備，其部件生產(chǎn)是面對預(yù)測，設(shè)備生產(chǎn)是面對訂單進(jìn)行組裝。設(shè)備的交付是需要客戶方完成基建工程后進(jìn)行，故客戶方對交期是存變更的可能，而變更的信息并沒有被準(zhǔn)確完整的傳遞到生產(chǎn)部門，造成生產(chǎn)交付計(jì)劃與客戶需求計(jì)劃匹配度低。
智光電氣實(shí)施通過CRM對客戶的交貨要求進(jìn)行持續(xù)的跟蹤與管理，通過過程的管理詳細(xì)的記錄交期的變更及變更的原因，通過此確保了交貨計(jì)劃的準(zhǔn)確性，給生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計(jì)劃提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
增強(qiáng)應(yīng)收款管理，回款周期壓縮7天
智光電氣的回款周期長，現(xiàn)階段是給銷售人員90人天的追款期，逾期也沒有嚴(yán)格追究客戶方或者銷售人員的責(zé)任，造成公司的應(yīng)收款長期居高不下。
智光電氣重新定義了回款期，制定了鼓勵(lì)提前回款、處罰逾期回款的制度，形成對銷售人員的有效激勵(lì)。同時(shí)詳細(xì)通過CRM系統(tǒng)管理收款計(jì)劃及收款計(jì)劃變更的情況，切實(shí)做好收款的跟蹤工作。在收款點(diǎn)到達(dá)時(shí)啟動(dòng)收款工作流，提高內(nèi)部協(xié)助的效率，避免因自身原因則延期收款。通過多個(gè)措施的執(zhí)行，智光電氣有效的壓縮了回款周期，提高資金有效使用率。
費(fèi)用管理嚴(yán)謹(jǐn)化，費(fèi)用超支率減少17%
智光電氣通過CRM執(zhí)行嚴(yán)格的預(yù)算 — 執(zhí)行制度，執(zhí)行過程中系統(tǒng)協(xié)助進(jìn)行預(yù)算的監(jiān)控工作，發(fā)現(xiàn)超支即發(fā)起報(bào)警。對于需要進(jìn)行超支，需要走嚴(yán)格的預(yù)算變更流程。通過嚴(yán)格的財(cái)務(wù)管理制度，有效減少了銷售費(fèi)用的超支情況。
http://www.dynamicscrm.net.cn
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