捷思銳IP語(yǔ)音幫助多分支機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)“零成本”通信
張東生 2009/06/17
多分支機(jī)構(gòu)型的企業(yè)，多數(shù)為全國(guó)性跨區(qū)域經(jīng)營(yíng)，有些企業(yè)需要進(jìn)行跨國(guó)性的經(jīng)營(yíng)管理。企業(yè)在各地的分支機(jī)構(gòu)通常是以分公司、辦事處或是終端售賣場(chǎng)的形式出現(xiàn)，跨國(guó)企業(yè)則是將類似的分支延伸到國(guó)外。
任何一家多分支機(jī)構(gòu)企業(yè)總部最頭疼的問(wèn)題，無(wú)疑是企業(yè)的統(tǒng)一管理和溝通協(xié)作問(wèn)題。通常情況下，問(wèn)題分為以下幾種：
- 統(tǒng)一管理實(shí)施問(wèn)題：總部的管理者經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)，公司總是會(huì)發(fā)生總部策略無(wú)法貫徹下去的問(wèn)題，分支機(jī)構(gòu)與總部時(shí)常出現(xiàn)步調(diào)不一致,最終使企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。而比經(jīng)濟(jì)損失更大的是，各分支機(jī)構(gòu)之間或是與總部之間因此產(chǎn)生埋怨和不信任。
- 溝通協(xié)作問(wèn)題：企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間，總部與異地之間，以及公司人員與外部客戶或合作伙伴之間等都需要大量的溝通和交流，才能保證合作的良好運(yùn)行。但由于跨越區(qū)域較大，有時(shí)需要溝通時(shí)間較長(zhǎng)，無(wú)論是異地出差還是撥打長(zhǎng)途，都給企業(yè)造成了較大的成本壓力。
- 大型銷售項(xiàng)目?jī)傻夭僮鲉?wèn)題：大型銷售項(xiàng)目的利潤(rùn)高、風(fēng)險(xiǎn)也大、時(shí)間跨度大，管理協(xié)作難度高，這成為多分支機(jī)構(gòu)企業(yè)管理的一大難題�？鐓^(qū)域的銷售項(xiàng)目，有時(shí)需要兩地合力操作解決的項(xiàng)目問(wèn)題，如相對(duì)復(fù)雜的產(chǎn)品生產(chǎn)需求、技術(shù)支持難題或是售后服務(wù)問(wèn)題，則常讓兩地人員有鞭長(zhǎng)莫及之感。
- 對(duì)外地機(jī)構(gòu)管理督控問(wèn)題：外地機(jī)構(gòu)，尤其是辦事處類型的機(jī)構(gòu)，由于建制相對(duì)不完整，因此，對(duì)于辦事處人員的管理和執(zhí)行督控常常成為總部管理者的一個(gè)較為頭疼的問(wèn)題。如何做好對(duì)外地機(jī)構(gòu)的管理，并與之形成良性高效的信息溝通，是公司總部相對(duì)重視的一個(gè)問(wèn)題。
- 與國(guó)外合作伙伴/分支機(jī)構(gòu)的溝通問(wèn)題：去國(guó)外的出差成本更為驚人，即便是通個(gè)電話，也是價(jià)格不菲。但如果涉及到較為重要或緊急的事項(xiàng)，則不得不忽略成本而先進(jìn)行問(wèn)題的解決，這就給企業(yè)造成一種成本性的困擾。
近期，一家生產(chǎn)煤礦自動(dòng)化設(shè)備的較為典型的多分支機(jī)構(gòu)企業(yè)——天瑪公司的一些相應(yīng)管理和溝通協(xié)作等問(wèn)題，通過(guò)應(yīng)用捷思銳科技的IP語(yǔ)音解決方案，都得到了較為完善的解決，在此與各位讀者共同分享一下其成功經(jīng)驗(yàn)。
在此先簡(jiǎn)單介紹一下天瑪公司：
一.天瑪公司的介紹
天瑪公司是由天地科技股份有限公司與德國(guó)Marco系統(tǒng)分析與開(kāi)發(fā)有限公司發(fā)起成立，屬北京市認(rèn)定的高新技術(shù)企業(yè)。天瑪主要從事液壓支架電液控制系統(tǒng)、綜采工作面自動(dòng)化控制系統(tǒng)等多種產(chǎn)品和相關(guān)技術(shù)的研究開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)銷售和相關(guān)技術(shù)服務(wù)等。
天瑪公司在北京共有2個(gè)辦公區(qū)，總部座落在城區(qū)，生產(chǎn)工廠以及物流倉(cāng)庫(kù)設(shè)置在北京市遠(yuǎn)郊的昌平，公司在全國(guó)各地共設(shè)有4個(gè)辦事處。此外，由于是與德國(guó)企業(yè)共同成立的合資公司，因此北京總部的中方人員以及德方人員也需要常與德國(guó)的Marco公司保持頻繁地溝通。
主要在北京城區(qū)辦公的公司總部，主要包括市場(chǎng)部、研發(fā)部、項(xiàng)目運(yùn)行中心、綜合部、質(zhì)管部等部門(mén)，在北京遠(yuǎn)郊昌平的工廠，主要有生產(chǎn)部、維修中心、備件庫(kù)等部門(mén)以及職責(zé)等，負(fù)責(zé)公司的生產(chǎn)、物流以及售后維修等工作。
外地設(shè)置的辦事處，則是負(fù)責(zé)與地方煤礦的客戶以及相應(yīng)煤礦公司進(jìn)行接洽和溝通，完成銷售任務(wù)以及項(xiàng)目操作等工作。
對(duì)于天瑪?shù)念I(lǐng)導(dǎo)層和工作人員而言，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)北京地區(qū)的總部與工廠之間的管理以及與外地辦事處之間的管理、溝通與協(xié)作，成為日常工作中非常重要的一部分內(nèi)容。
總部的德國(guó)工作人員需要常與德國(guó)進(jìn)行溝通，中方人員也會(huì)因?yàn)樯a(chǎn)、銷售、技術(shù)以及產(chǎn)品等問(wèn)題常與德國(guó)進(jìn)行溝通。
經(jīng)過(guò)產(chǎn)品類型的橫向?qū)Ρ纫约捌放频男袠I(yè)挑選，天瑪最終選擇了與捷思銳公司合作，實(shí)施IP語(yǔ)音系統(tǒng)通信方案。
二.天瑪公司的需求以及功能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)
在合作過(guò)程中，天瑪公司明確提出，該解決方案必須能夠降低總部與各分部之間以及分部之間的通訊費(fèi)用成本。
再一點(diǎn)，天瑪公司希望解決與德國(guó)通訊的高費(fèi)用問(wèn)題，降低公司的國(guó)際長(zhǎng)途支出成本，但同時(shí)不能降低溝通質(zhì)量。
第三，公司的IP語(yǔ)音系統(tǒng)，需要具備較強(qiáng)的會(huì)議功能，通過(guò)簡(jiǎn)單操作就能實(shí)現(xiàn)天瑪公司內(nèi)部各部門(mén)會(huì)議以及各地之間會(huì)議、跨國(guó)會(huì)議以及與客戶會(huì)議的功能。會(huì)議需要具備操作簡(jiǎn)單快速和容量大的特點(diǎn)，最高需要能同時(shí)容納百人以上參加。
通過(guò)與天瑪公司相應(yīng)人員的溝通，包括對(duì)天瑪公司內(nèi)部企業(yè)狀況的調(diào)查和綜合分析之后，捷思銳公司為天瑪公司做出了如下功能目標(biāo)——
1. 實(shí)現(xiàn)總部與工廠-辦事處和德國(guó)分機(jī)之間的免費(fèi)通話/傳真
借助穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，所有的通話通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，不占用傳統(tǒng)運(yùn)營(yíng)商的電話線路，實(shí)現(xiàn)免費(fèi)通話，并更加充分的利用了網(wǎng)絡(luò)資源。
2. 通過(guò)虛擬運(yùn)營(yíng)商落地，節(jié)省長(zhǎng)途話費(fèi)
在實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部通訊免費(fèi)之后，也可以借助網(wǎng)絡(luò)上的其他資源來(lái)節(jié)省更多的通訊開(kāi)銷，其中最吸引企業(yè)眼球的當(dāng)數(shù)虛擬運(yùn)營(yíng)商服務(wù)，遍布全球的落地資源，超低的費(fèi)率標(biāo)準(zhǔn)，使得撥打國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途變得跟打市話同樣便宜，節(jié)省下來(lái)的費(fèi)用可想而知。
3. 不改變?cè)须娫捊K端及撥號(hào)習(xí)慣
利用合理的配置及規(guī)劃，使得用戶在基本不改變電話終端及撥號(hào)習(xí)慣的前提下享受IP通信服務(wù)。
4. 各地間的電話實(shí)行統(tǒng)一管理
IP通信的最大的特點(diǎn)就是不受地域限制，分布靈活，作為企業(yè)應(yīng)用而言，能夠統(tǒng)一管理和方便的維護(hù)是必不可少的。網(wǎng)絡(luò)電話設(shè)備提供WEB管理，同時(shí)統(tǒng)一由SIP服務(wù)器分配號(hào)碼及路由規(guī)劃，做到中心統(tǒng)一控制，終端自動(dòng)配置，極大方便日常使用和維護(hù)。
5．安全性高、使用穩(wěn)定
基于網(wǎng)絡(luò)的語(yǔ)音通訊，安全性也是必要的。隨著IP通信技術(shù)的發(fā)展，其安全性也不斷提高，利用多種加密技術(shù)對(duì)語(yǔ)音進(jìn)行保護(hù)，同時(shí)借助丟包補(bǔ)償、動(dòng)態(tài)抖動(dòng)緩沖及多種語(yǔ)音優(yōu)化處理，保證通話的穩(wěn)定性。借助網(wǎng)絡(luò)電話設(shè)備與傳統(tǒng)PSTN融合方案，還可以在斷網(wǎng)、斷電時(shí)切換備份線路以保障通訊的正常。
三.解決方案
捷思銳出具的具體IP通信解決方案如下：
1.總部區(qū)域的安裝與部署
在北京總部及昌平辦公區(qū)各建立一個(gè)基于IP交換的語(yǔ)音系統(tǒng)，然后再利用現(xiàn)有完善的IP數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，把其他辦公區(qū)及代表處的電話，都接入到該系統(tǒng)中來(lái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體的IP通信系統(tǒng)，還可以通過(guò)外地辦事處的本地電話線路，實(shí)現(xiàn)該地區(qū)的長(zhǎng)途落地為市話的功能，并在此基礎(chǔ)上可以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的擴(kuò)容及豐富的功能應(yīng)用。
具體情況是：和平里的總部與沙河辦公區(qū)之間為網(wǎng)絡(luò)專線，并有公網(wǎng)出口。各辦事處使用ADSL撥號(hào)上網(wǎng)方式。總部的方案設(shè)計(jì)中，使用了5臺(tái)GA90網(wǎng)關(guān)，兩臺(tái)IPPBX以及多部IP話機(jī)和軟件電話。和平里辦公區(qū)工位數(shù)量為120左右，其中多數(shù)工位需要部署模擬話機(jī)，個(gè)別工位屬于非固定的移動(dòng)工位，需要部署CN2x4
IP話機(jī)。
公司總部由于網(wǎng)絡(luò)帶寬較為充足，部署一臺(tái)核心IP PBX服務(wù)器——ME1000。負(fù)責(zé)處理來(lái)自GA90、CN2x4、以及軟件電話的語(yǔ)音業(yè)務(wù)并給該系統(tǒng)配置一個(gè)公網(wǎng)的IP地址，適合于移動(dòng)辦公的公網(wǎng)用戶，以及沒(méi)有實(shí)現(xiàn)VPN的辦事處的接入，直接通過(guò)公網(wǎng)注冊(cè)到該核心系統(tǒng)上面來(lái)，然后通過(guò)相關(guān)的配置，統(tǒng)一管理下屬的語(yǔ)音終端設(shè)備。
根據(jù)實(shí)際需要，方案選用了4臺(tái)GA90插裝14塊FXS卡來(lái)提供112個(gè)模擬話機(jī)接口，其中一臺(tái)GA90插裝了兩塊FXO卡，用于與上層傳統(tǒng)PBX對(duì)聯(lián)。
總部的員工，既可以使用工位上的固定模擬電話或IP話機(jī)，也可以通過(guò)PC安裝軟件電話，進(jìn)行VOIP通話。此結(jié)構(gòu)具有較好的擴(kuò)展性，日后需要擴(kuò)充電話用戶數(shù)，只需要增加GA90或IP話機(jī)即可。
2.北京遠(yuǎn)郊工廠的安裝與部署
沙河辦公區(qū)工位數(shù)量為50左右。部署一臺(tái)SE150和GA90，另有幾部IP話機(jī)即可滿足需求。沙河辦公區(qū)設(shè)備部署，采用了GA90插裝4塊FXS卡來(lái)提供32個(gè)模擬話機(jī)接口，SE150插裝2快FXS卡，提供16個(gè)模擬話機(jī)接口，16個(gè)FXO接口用來(lái)插PSTN外線。SE150具備話務(wù)處理的能力，同時(shí)也支持插裝FXS和FXO卡。SE150與和平里的ME1000通過(guò)IP中繼進(jìn)行對(duì)接。這樣及可以實(shí)現(xiàn)總部與沙河廠區(qū)voip通話。
3.各地辦事處的安裝與部署
各地辦事處由于話務(wù)量比較少，所以只需要部署IP電話或小型網(wǎng)關(guān)，即可與總部進(jìn)行免費(fèi)的voip通話。
4.出差人員的解決方案
公出人員可以直接在筆記本電腦上安裝軟電話，可以通過(guò)3G上網(wǎng)卡或其它上網(wǎng)方式隨時(shí)隨地與總部進(jìn)行voip通話。
5.實(shí)現(xiàn)的會(huì)議功能
無(wú)論是總部分機(jī)、沙河辦公區(qū)分機(jī)、各辦事處分機(jī)，甚至普通手機(jī)或固定電話。都可以撥打總部ME1000的會(huì)議室號(hào)碼進(jìn)行電話會(huì)議。最多可支持100人同時(shí)進(jìn)行會(huì)議。
分公司根據(jù)實(shí)際情況可以選擇不同類型的電話終端，目前有IP話機(jī)、語(yǔ)音網(wǎng)關(guān)、軟件電話、WIFI手機(jī)等等，都是基于標(biāo)準(zhǔn)SIP協(xié)議的終端，注冊(cè)到服務(wù)器并實(shí)現(xiàn)服務(wù)器提供的通訊功能。
捷思銳提供的會(huì)議服務(wù)功能，包括9方會(huì)議、Meet-me會(huì)議、會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)三種。
1）9方會(huì)議
該會(huì)議類型是方便用戶進(jìn)行即興會(huì)議設(shè)計(jì)的，能夠進(jìn)入會(huì)議的人數(shù)為9，發(fā)起會(huì)議的人員可以分別呼叫他想邀請(qǐng)的人員號(hào)碼，并在通話后以快捷鍵的方式將所有人加入到會(huì)議中。
2）Meet-me會(huì)議
該會(huì)議類型是通過(guò)在服務(wù)器中建立會(huì)議室的方式實(shí)現(xiàn)的，管理員首先在服務(wù)器中建立會(huì)議室，數(shù)量可以根據(jù)使用情況來(lái)定，同時(shí)定義會(huì)議室的號(hào)碼、主持人密碼和與會(huì)者密碼，隨后參加會(huì)議的人員可以撥打會(huì)議室號(hào)碼進(jìn)入到會(huì)議中，并且在主持人進(jìn)入后才可以開(kāi)始會(huì)議。
3）預(yù)約會(huì)議（ME以上系列系統(tǒng)，單獨(dú)安裝模塊實(shí)現(xiàn)）
該會(huì)議類型是增強(qiáng)型的會(huì)議類型，為所有注冊(cè)終端提供會(huì)議預(yù)約和會(huì)議資源分配，所有授權(quán)人員可以通過(guò)登錄服務(wù)器的控制頁(yè)面進(jìn)行個(gè)人會(huì)議申請(qǐng)，在申請(qǐng)過(guò)程中，服務(wù)器會(huì)提示目前系統(tǒng)中的資源狀況，例如顯示已經(jīng)被申請(qǐng)的會(huì)議資源（會(huì)議時(shí)間、會(huì)議人數(shù)、持續(xù)時(shí)間等），方便用戶合理安排會(huì)議時(shí)間及定義與會(huì)者，服務(wù)器根據(jù)自身資源狀況自動(dòng)批準(zhǔn)或拒絕申請(qǐng)。
該會(huì)議具備較為全面的系統(tǒng)功能：主要包括支持呼入、呼出2種會(huì)議模式、支持會(huì)議預(yù)約功能、支持禁止/允許發(fā)言功能、支持終端申請(qǐng)發(fā)言功能、支持報(bào)數(shù)功能、支持會(huì)員自我介紹功能、拆出會(huì)員、實(shí)時(shí)錄音、在線狀態(tài)監(jiān)控功能、支持會(huì)議序言功能、會(huì)議鎖定/解鎖功能、黑名單功能、會(huì)議延時(shí)功能、語(yǔ)音信箱、自動(dòng)話務(wù)員、主叫方預(yù)置播放的留言、本地或異地修改或取消其留言、無(wú)人應(yīng)答時(shí)自動(dòng)進(jìn)入語(yǔ)音信箱代為自動(dòng)應(yīng)答與留話、通過(guò)話機(jī)和個(gè)人WEB助理系統(tǒng)管理留言等功能，以及通過(guò)終端設(shè)備，例如通過(guò)電話呼叫和話機(jī)按鍵進(jìn)行操作，完成留言、接收、存儲(chǔ)、刪除、通知等功能。
在成功安裝和部署捷思銳的IP語(yǔ)音系統(tǒng)方案并進(jìn)行使用后，天瑪公司的領(lǐng)導(dǎo)給予了如下評(píng)價(jià) “捷思銳的產(chǎn)品非常適合我們公司的使用，我對(duì)你們公司的產(chǎn)品的科技含量以及專業(yè)的服務(wù)非常認(rèn)可，因?yàn)樗芎玫慕鉀Q了我們公司目前的一些問(wèn)題和困擾，實(shí)現(xiàn)了我們上這套系統(tǒng)的初衷”。
客戶現(xiàn)在不僅可以實(shí)現(xiàn)總部與各個(gè)分支機(jī)構(gòu)間的“零費(fèi)用”通話，近期在德國(guó)部署分機(jī)后，也可以實(shí)現(xiàn)與德國(guó)的免費(fèi)通話。目前，通過(guò)使用捷思銳的IP語(yǔ)音系統(tǒng)，天瑪公司與德國(guó)之間通話費(fèi)用由以前的2.4元/分鐘，降低到了不到0.2元/分鐘的價(jià)格，使天瑪公司的通信費(fèi)用成本大大降低。
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