GrapeCity預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案
2009/03/02
開源節(jié)流語出《荀子•富國》，意為開辟財源節(jié)約開支。博大精深的中國文化早已揭曉現(xiàn)代企業(yè)致富的不二法門，但如何從激烈競爭中脫穎而出，卻需要企業(yè)不斷地內(nèi)修外功。上海葡萄城信息技術(shù)有限公司針對企業(yè)加強(qiáng)費(fèi)用內(nèi)控的需求推出預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案，運(yùn)用靈活的工作流程支持企業(yè)資金管理，協(xié)助決策者控制每一筆預(yù)算資金的分配并了解其最終使用結(jié)果。利用流程進(jìn)行費(fèi)用審批的另一項優(yōu)勢是縮短費(fèi)用報銷周期，提高相關(guān)工作人員效率，加快企業(yè)資金流轉(zhuǎn)。
面臨的挑戰(zhàn)
與企業(yè)日常運(yùn)營密切相關(guān)的費(fèi)用管理包含報銷和預(yù)算兩個組成部分，大多數(shù)企業(yè)采用的手工流程一方面存在報銷周期過長的弊端，另一方面也不能很好地控制預(yù)算和實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化的發(fā)展要求。問題集中體現(xiàn)于以下兩方面：
預(yù)算失衡——資金流向不明，管理者不了解錢究竟花在何處
- 各地廣告投放和市場推廣活動不盡相同，推廣組合形式復(fù)雜且變化多樣，變動費(fèi)用難以監(jiān)管
- 固定辦公費(fèi)用中存在大量浪費(fèi)，節(jié)流成為企業(yè)在嚴(yán)峻經(jīng)濟(jì)環(huán)境下必須考慮的課題
- 主管對單據(jù)進(jìn)行審批時對于和單據(jù)相關(guān)的費(fèi)用和其他業(yè)務(wù)沒有全局性認(rèn)識，進(jìn)行審批時無法及時得到有效數(shù)據(jù)支持審批決定。
手工操作效率低——預(yù)算和報銷的審批周期冗長，存在大量重復(fù)勞動
- 員工報銷需多個部門審批以及主管簽字核準(zhǔn)，并直接到財務(wù)部進(jìn)行報賬，大量占用有效工作時間。地域分布較廣的企業(yè)，手工單據(jù)的傳遞過程可能造成單據(jù)丟失和遺漏，進(jìn)一步降低了效率。
- 一旦相關(guān)人員出差在外，簽字審批流程常常被迫中斷。
- 由于大公司自上而下進(jìn)行預(yù)算分配，遇突發(fā)狀況需要緊急追加預(yù)算，手工操作不能及時響應(yīng)。
- 員工需要先手工填寫單據(jù)交給主管及財務(wù)審核，流程結(jié)束后財務(wù)還要將單據(jù)逐一輸入財務(wù)系統(tǒng)，整個報銷過程充斥大量重復(fù)勞動。
- 受審批流程和財務(wù)處理速度雙重制約，資金支付嚴(yán)重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生。
葡萄城預(yù)算控制和費(fèi)用報銷管理解決方案
上海葡萄城信息技術(shù)有限公司對企業(yè)現(xiàn)有的管理制度模式進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研和周密論證，從企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程和需求出發(fā)，通過與企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)（目錄管理、ERP、財務(wù)系統(tǒng)等）的接口，可以從其他系統(tǒng)獲取相關(guān)數(shù)據(jù)供本系統(tǒng)使用，例如企業(yè)預(yù)算、供應(yīng)商付款情況、組織結(jié)構(gòu)等。
系統(tǒng)架構(gòu)
A.采用B/S(Browser/Server)形式，用戶只需安裝IE瀏覽器即可訪問系統(tǒng)
B.使用Form和Windows域帳號集成兩種登錄方式，滿足出差在外人員和辦公室人員的不同需求
C.葡萄城工作流平臺用以部署復(fù)雜的審批流程節(jié)點(diǎn)
D.采用Microsoft Reporting Services靈活定制報表
E.利用模塊權(quán)限及數(shù)據(jù)權(quán)限控制為系統(tǒng)提供安全保證
功能描述
系統(tǒng)主要包括三大模塊：預(yù)算流程管理、費(fèi)用報銷支付流程管理、業(yè)務(wù)單據(jù)流程管理。這三個模塊各自發(fā)揮其功能，使企業(yè)能夠更好地應(yīng)對今天的挑戰(zhàn)，贏得未來的競爭。
預(yù)算管理 從預(yù)算管理模塊或ERP和財務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)入預(yù)算信息，包括個人預(yù)算額度，部門預(yù)算，項目預(yù)算等類型。預(yù)算信息主要用于實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用和相應(yīng)科目預(yù)算的比對查詢，以及預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度的查詢和控制。當(dāng)申請人提交預(yù)算申請時，系統(tǒng)會自動提示已經(jīng)使用的金額。超出預(yù)算的部分，系統(tǒng)自動進(jìn)入超預(yù)算流程，將申請?zhí)峤唤o更高級別的審批人。
報銷管理 系統(tǒng)將報銷的手工流程電子化，單據(jù)都在線填寫并進(jìn)行審批，系統(tǒng)會自動將員工的申請單據(jù)與報銷單據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，供審批者核實(shí)。系統(tǒng)自動發(fā)送郵件提醒審批者及時批閱回復(fù)，并在審批結(jié)束后自動進(jìn)入下一個流程。
業(yè)務(wù)單據(jù)管理 系統(tǒng)提供三種單據(jù)查詢方式，普通員工和管理者根據(jù)各自的權(quán)限設(shè)定可對已提交的單據(jù)進(jìn)行分類查詢，便于隨時查看費(fèi)用報銷進(jìn)展情況。對于駁回的申請，系統(tǒng)采取兩種處理方式，員工可選擇作廢單據(jù)，也可參考駁回意見對單據(jù)進(jìn)行修改后再提交。對后一種情況，系統(tǒng)自動生成新的單據(jù)并作廢前一張單據(jù)，但是在新的單據(jù)中會保留已作廢單據(jù)的鏈接，方便審批者查看單據(jù)為何被駁回。
特色功能
預(yù)算實(shí)時控制 在費(fèi)用報銷管理模塊中進(jìn)行費(fèi)用審批時，審批人員可以實(shí)時查詢和報銷單據(jù)相關(guān)的費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況，并作為審批的重要依據(jù)。
強(qiáng)大的通知提醒功能 系統(tǒng)在用戶界面的顯著位置提示用戶有需要關(guān)注的問題，并可與企業(yè)的郵件服務(wù)器和手機(jī)短信系統(tǒng)進(jìn)行集成。這一功能完全取決于用戶自行定義和選擇。
快速審批 系統(tǒng)設(shè)置了快速通道功能對應(yīng)企業(yè)特殊情況下快速審批單據(jù)的業(yè)務(wù)需求，這類單據(jù)會以醒目方式在審批人員的單據(jù)列表中置前，從而引起管理者重視，不至于延誤業(yè)務(wù)發(fā)生。
用戶信用等級 這一功能對于擁有眾多異地辦事處和子公司，而報銷審批流程需要集中于總部進(jìn)行處理的公司來說能夠非常有效地縮短報銷流程以及降低管理難度。首先，每個用戶在系統(tǒng)初始化時都擁有一定的信用度，信用度在一定范圍內(nèi)的時候，只要在網(wǎng)上填寫的報銷單據(jù)通過了審批流程，財務(wù)部就會根據(jù)網(wǎng)上審批結(jié)果立即打款，不必等待收到物理票據(jù)，大大縮短了報銷流程。對于物理單據(jù)發(fā)生錯誤或其它原因?qū)е峦藛蔚挠脩簦庞枚葧鄳?yīng)降低。降低到一定程度后，財務(wù)部就必須等待物理單據(jù)收到后才會打款，這樣會促使用戶自覺認(rèn)真核查自己的單據(jù)和相關(guān)票據(jù)內(nèi)容來保證信用度。
客戶收益
預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案不僅實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公的理想，更在以下三個方面為企業(yè)帶來收益：
提高工作效率 審批過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財務(wù)部門之間來回折返，系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費(fèi)用，并自動在審批結(jié)束后進(jìn)入下一個與物理單據(jù)的審核流程，最后報財務(wù)部門等待付現(xiàn)。即使審批者出差在外，也不影響報銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。原先需要一個半月才能完成的報銷流程能縮短至兩周左右時間。
提升審批透明度 系統(tǒng)通過權(quán)限設(shè)置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報的費(fèi)用報銷紀(jì)錄，并可點(diǎn)擊查看單項費(fèi)用的審批紀(jì)錄。主管按部門、產(chǎn)品項目不同，可查詢自己權(quán)責(zé)范圍之內(nèi)的所有差旅辦公、產(chǎn)品專項開發(fā)費(fèi)用等紀(jì)錄，而更高層領(lǐng)導(dǎo)者則可查看公司全體員工的報銷情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統(tǒng)還能統(tǒng)計員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著重考察信用額度較差的員工。
降低運(yùn)營成本 系統(tǒng)設(shè)有的費(fèi)用預(yù)算管理這一功能項，按年度、季度規(guī)劃個人、部門費(fèi)用預(yù)算，包括交際、辦公用品、電話傳真、差旅費(fèi)用，并提供預(yù)算與實(shí)際成本的對比報表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預(yù)算，加強(qiáng)對費(fèi)用的監(jiān)控力度，改善企業(yè)內(nèi)部資金占用情況，從各方面降低企業(yè)總體運(yùn)營成本。
最佳實(shí)踐
李錦記——2008年李錦記（中國）銷售有限公司運(yùn)用預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案，銷售部門運(yùn)用此系統(tǒng)按照項目對資金進(jìn)行管理，而財務(wù)部門的實(shí)際工作量也大為減少。
羅氏診斷——2008年羅氏診斷實(shí)施預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案，將平均42個工作日的報銷周期縮短至兩周左右。
妮維雅——2008年妮維雅中國公司實(shí)施預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案，原先需要45天才能完成的報銷周期將縮短至少半個月時間，同時提升了管理層對費(fèi)用的監(jiān)控能力。
日立數(shù)字映像——2007年日立數(shù)字映像（中國）有限公司實(shí)施預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案，利用方案中的預(yù)算管理模塊加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用控制。
先靈葆雅——2006年先靈葆雅制藥有限公司實(shí)施預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案，著重解決分布全國各地的銷售人員的日常報銷周期冗長的難題。
浦東發(fā)展銀行——浦東發(fā)展銀行實(shí)施預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案，解決了員工日常借款、報銷簽批過程復(fù)雜、結(jié)算過程等待時間長的問題；最大程度規(guī)范財務(wù)單據(jù)的填寫、簽批操作，避免人為錯誤。
昂立教育集團(tuán)——昂立教育集團(tuán)實(shí)施預(yù)算控制和費(fèi)用報銷解決方案，解決了該集團(tuán)報銷周期冗長的問題，還對原有的財務(wù)系統(tǒng)做出進(jìn)一步的優(yōu)化。
CTI論壇編輯
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