拓敏TraFax Server在昆山飛力國際貨運(yùn)公司的應(yīng)用
2004/12/15
用戶單位名稱：昆山飛力國際貨運(yùn)有限公司
一、背景情況
昆山飛力國際貨運(yùn)有限公司是經(jīng)國家對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易合作部、國家民航總局、交通部批準(zhǔn)的國際貨運(yùn)代理一類企業(yè)，總部設(shè)在昆山，在上海設(shè)有分公司，在蘇州設(shè)有辦事處，提供海、空運(yùn)進(jìn)出口貨物的國際貨運(yùn)代理及倉儲、運(yùn)輸、報(bào)關(guān)、裝卸、物流等全方位的一條龍服務(wù)，并已形成完善的物流體系及集團(tuán)化規(guī)模。飛力集團(tuán)對外（控股）投資了"昆山飛力集裝箱運(yùn)輸有限公司"、"昆山飛力倉儲服務(wù)有限公司"及"昆山華東公共型保稅倉庫服務(wù)有限公司"等公司。
飛力國際是昆山地區(qū)唯一擁有集裝箱堆場/海關(guān)監(jiān)管倉庫/出口監(jiān)管倉庫/出口加工區(qū)物流倉庫/華東公共型保稅倉庫的貨運(yùn)公司。飛力與物流業(yè)者及物流協(xié)助業(yè)者結(jié)盟，建立了全球更加堅(jiān)強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系。:擁有50位專業(yè)關(guān)務(wù)人員提供快速通關(guān)服務(wù)，報(bào)關(guān)量每月6500票貨，通關(guān)業(yè)務(wù)量在江蘇省名列前矛。
隨著市場競爭的加劇，客戶的個(gè)性化需求越來越高，企業(yè)的快速反應(yīng)能力成為克敵制勝的關(guān)鍵。這就對管理提出了更高的要求，信息要更加及時(shí)和準(zhǔn)確，管理控制更加到位，企業(yè)的全面信息化迫在眉睫。
伴隨著每一次貨物的流動過程有大量的信息流動，這些信息在整個(gè)運(yùn)輸過程中起著重要的作用。這些信息可以通過郵寄、傳真、Email來傳遞，傳真因?yàn)樗膶?shí)時(shí)性和法律認(rèn)可性而成為商務(wù)通信的首選工具。
公司與貨主、機(jī)場（航空公司）、船務(wù)海運(yùn)公司、代理公司…之間有大量的表格、合同、訂單、裝運(yùn)清單、確認(rèn)單、提貨單、財(cái)務(wù)單據(jù)等等需要傳真。
隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷增加和市場競爭的加劇，飛力國際在經(jīng)營過程中暴露出如下的問題：
- 公司原來已經(jīng)有十八臺傳真機(jī)，但是由于傳真數(shù)量大，導(dǎo)致線路和傳真機(jī)總是處于繁忙狀態(tài)。不能與用戶保證順暢的聯(lián)系，對于物流公司來說，就意味著失去了很多訂單。公司的各個(gè)部門強(qiáng)烈要求增加傳真機(jī)。
- 傳真到達(dá)后通常要經(jīng)過人工分發(fā)，業(yè)務(wù)員要想立刻拿到發(fā)給自己的傳真，不得不站在傳真機(jī)旁等待。如果業(yè)務(wù)員因事外出不能及時(shí)處理，就會造成傳真丟失的現(xiàn)象。其造成的損失不可預(yù)料。
- 子文檔必須先打印出來然后發(fā)送傳真，如果對方占線只好等一段時(shí)間后再發(fā)送。因運(yùn)輸環(huán)節(jié)中的某個(gè)信息有所改變而需要通知貨主或合作伙伴時(shí)，需要將同樣內(nèi)容的傳真同時(shí)發(fā)送到多個(gè)地點(diǎn)，手工重復(fù)勞動，速度慢，工作量大，效率低。
- 量的傳真文件給存檔和查找?guī)砹嗽S多不便。
- 同時(shí)企業(yè)內(nèi)部員工之間不能共享傳真信息。
- 管理成本過高。由于手工操作，為了加強(qiáng)管理和保證傳真的準(zhǔn)確、及時(shí)處理，勢必增加人員，引起管理成本增大。
- 維護(hù)耗時(shí)耗力。如果傳真機(jī)不及時(shí)維修，經(jīng)常會出現(xiàn)傳真圖像質(zhì)量不高的現(xiàn)象。公司不得不派專人負(fù)責(zé)定時(shí)檢修。
公司的管理層認(rèn)識到，要降低成本，提高效率，上面的這些問題必須解決。飛力在2002年，經(jīng)過多家考察，最終選擇了同業(yè)界領(lǐng)先的傳真軟件供應(yīng)商拓敏公司合作。通過拓敏公司的幫助和電信部門的協(xié)助及企業(yè)員工的共同努力，現(xiàn)已經(jīng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。系統(tǒng)推動了企業(yè)的信息化進(jìn)程，提升了企業(yè)的市場競爭力。
二、業(yè)務(wù)實(shí)施的過程
系統(tǒng)概述
TraFax Server是基于網(wǎng)絡(luò)的客戶端/服務(wù)器的企業(yè)傳真系統(tǒng)，TraFax Server作為服務(wù)的提供者為網(wǎng)絡(luò)的用戶提供共享的傳真功能。而客戶端軟件使您可以直接在自己的終端上發(fā)送傳真，就象發(fā)送Email或文件打印一樣簡單。接收到的傳真以自動分發(fā)的方式被轉(zhuǎn)送到員工的傳真信箱。它能處理大量迸發(fā)的傳真任務(wù)，同時(shí)它能實(shí)現(xiàn)Email-to-Fax轉(zhuǎn)發(fā)功能。
客戶端通過網(wǎng)絡(luò)訪問傳真服務(wù)器，安裝了傳真板卡的傳真服務(wù)器負(fù)責(zé)傳真的發(fā)送與接收。傳真板卡直接與電話(傳真)線相連�？蛻舳说膫髡嫒蝿�(wù)被發(fā)送到傳真服務(wù)器上，傳真服務(wù)器將傳真自動排隊(duì)，通過傳真板卡發(fā)送出去。同樣，所有的傳真被接收到傳真服務(wù)器上，然后，通過自動分發(fā)的方式被客戶端接收。
傳真服務(wù)器依賴于傳真板卡提供的傳真服務(wù)；傳真客戶端與傳真服務(wù)器及傳真信使直接進(jìn)行交互式通訊。傳真服務(wù)器負(fù)責(zé)傳真收發(fā)、信息保存、分類管理及任務(wù)調(diào)度等事務(wù)；傳真信使負(fù)責(zé)向客戶端發(fā)送實(shí)時(shí)信息，隨時(shí)向用戶報(bào)告收發(fā)傳真的情況。文檔轉(zhuǎn)換與打印輸出負(fù)責(zé)把用戶要發(fā)送的文本文檔轉(zhuǎn)化成傳真用的TIFF文件格式，并把接收到的傳真輸出到指定的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)上。
系統(tǒng)配置
針對飛力傳真量大，系統(tǒng)可靠性要求高，傳真服務(wù)器選用了研華工控計(jì)算機(jī)，NMS AG-E1數(shù)字接口傳真板卡作為強(qiáng)大的硬件支持；WIN2000Server操作系統(tǒng)和SQL Server數(shù)據(jù)庫運(yùn)行穩(wěn)定，強(qiáng)壯可靠，傳真服務(wù)器軟件TraFax Server advanced 功能強(qiáng)大，滿足企業(yè)級的通信需求。
系統(tǒng)優(yōu)勢
系統(tǒng)采用AG-E1傳真板卡與電信公共電話交換網(wǎng)連接，E1數(shù)字接口接續(xù)速度快， 通信質(zhì)量高、可準(zhǔn)確識別主被叫號碼。系統(tǒng)提供了30個(gè)傳真通道可同時(shí)收發(fā)傳真。30個(gè)通道擁有一個(gè)傳真號碼，避免了傳真占線的情況。
Email to Fax Gateway將傳真服務(wù)器與Internet郵件服務(wù)器相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)傳真/Email的轉(zhuǎn)發(fā)。
給每個(gè)員工分配一個(gè)傳真信箱號碼，當(dāng)傳真電話進(jìn)入系統(tǒng)后自動播放語音提示"請輸入傳真信箱號碼"，系統(tǒng)將識別DTMF信號后將傳真自動分配到指定的傳真信箱中。只有信箱主人才能收到這份傳真，增強(qiáng)了傳真的保密性。相當(dāng)于每個(gè)員工都有一臺傳真機(jī)。
在自己的電腦上直接發(fā)送傳真文檔，并可設(shè)置定時(shí)發(fā)送，可選擇通信費(fèi)用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真。同樣的傳真發(fā)給不同的地點(diǎn)，從地址簿中選擇組信息實(shí)現(xiàn)傳真的群發(fā)功能。當(dāng)對方是人工接聽時(shí)系統(tǒng)自動播放語音請求接收傳真，提高了傳真的成功率。在傳真發(fā)送失敗時(shí)，系統(tǒng)自動重發(fā)。系統(tǒng)支持IP傳真，節(jié)省傳真通信費(fèi)用。
拓敏傳真服務(wù)器界面中英文自適應(yīng)、與Outlook相近的菜單布置。這些設(shè)計(jì)讓用戶很容易上手使用。通過域內(nèi)的用戶相互發(fā)送和轉(zhuǎn)發(fā)傳真文件，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部的信息交流。
傳真瀏覽器為用戶提供了一個(gè)查看和編輯傳真文件的工具。
傳真地址簿用于管理客戶信息。系統(tǒng)提供了常用地址簿數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)入/導(dǎo)出功能。
系統(tǒng)將接收和發(fā)送的傳真保存在不同的文件夾中，用戶可以按多種方式快速查找傳真文件。
服務(wù)器端管理功能強(qiáng)大，包括：系統(tǒng)設(shè)置、用戶管理、系統(tǒng)監(jiān)控、傳真日志、傳真計(jì)費(fèi)等等。
目前，很多的物流公司都在實(shí)施或計(jì)劃實(shí)施ERP項(xiàng)目。拓敏服務(wù)器提供的COM組件開發(fā)接口（COM API），就能夠很方便地使傳真服務(wù)器嵌入到整個(gè)ERP系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)真正的統(tǒng)一管理。
三、效果與反饋
簡化工作環(huán)節(jié)，節(jié)省成本，提高工作效率。電子文檔直接傳真，不需浪費(fèi)時(shí)間等候。可節(jié)省大量的資源、人力、時(shí) 間，省下大筆費(fèi)用。接收傳真時(shí)傳真直達(dá)收件人，減少多余的環(huán)節(jié)，縮短信息傳遞時(shí)間，使傳真盡快得到處理。
集中傳真資源，節(jié)省費(fèi)用如果選用傳統(tǒng)的傳真機(jī)，按每臺五、六千元左右的價(jià)位，同時(shí)購置多臺，對于公司來說也是一個(gè)不小的開支。而拓敏傳真服務(wù)器只用一臺服務(wù)器就取代了幾十臺昂貴的傳真機(jī)，在最初購置成本上有很大的節(jié)約。
由于物流行業(yè)對傳真有很大的依賴性，每臺傳真機(jī)的維護(hù)成本也居高不下，而采用拓敏傳真服務(wù)器就可以節(jié)省維護(hù)費(fèi)用。
采用數(shù)字傳真卡，一個(gè)E1接口可以同時(shí)接通30路傳真，這樣可以方便實(shí)現(xiàn)多個(gè)傳真通道共用一個(gè)號碼。用戶只需要記住少數(shù)幾個(gè)號碼就可以隨時(shí)與公司聯(lián)系。這一點(diǎn)對于物流公司也很重要。傳真資源共享，30個(gè)傳真通道系統(tǒng)智能分配，提高系統(tǒng)的利用率，保證信息傳遞更加暢通。域內(nèi)用戶傳真文件的相互傳遞，提高了工作效率。
全方位的傳真服務(wù) TraFax Server 傳真服務(wù)器Email-to-Fax網(wǎng)關(guān)使用戶的辦公室成為移辦公室，不論用戶在家里、 在旅途中都可以收發(fā)傳真。
節(jié)省通信成本，提高企業(yè)競爭力。利用通信費(fèi)用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真或利用IP網(wǎng)關(guān)，通過Internet發(fā)送傳真，大幅度降低傳真費(fèi)用。
傳真文件統(tǒng)一管理，飛力的所有傳真文件都保存在傳真服務(wù)器里，電子文擋查找方便。
總之，飛力使用系統(tǒng)后，徹底改變了傳真獨(dú)立而分散的狀況，公司與貨主、合作伙伴及公司內(nèi)部各部門之間的溝通順暢起來；企業(yè)的工作效率得到了顯著的提高，推動了飛力的全面信息化進(jìn)程。
美迪格威公司供稿 CTI論壇編輯
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