北汽福田汽車股份有限公司傳真系統(tǒng)平臺(tái)效能評(píng)析
2005/07/27
一：北汽福田簡(jiǎn)介
北汽福田汽車股份有限公司（簡(jiǎn)稱福田公司）成立于1996年8月28日，是一家跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨所有制、多產(chǎn)業(yè)經(jīng)營(yíng)并快速走向國(guó)際化的上市公司，是全國(guó)520家重點(diǎn)企業(yè)之一和北京市優(yōu)中選優(yōu)、重點(diǎn)扶持的企業(yè)，是北京市汽車工業(yè)三大板塊之一，先后榮獲"全國(guó)五一勞動(dòng)獎(jiǎng)狀"、"全國(guó)機(jī)械行業(yè)企業(yè)形象十佳"、全國(guó)"抓質(zhì)量、講信譽(yù)"名優(yōu)企業(yè)、"首都精神文明建設(shè)標(biāo)兵單位"等榮譽(yù)稱號(hào)。
福田公司名列中國(guó)信息化企業(yè)500 強(qiáng)，2004年排名第160位，2005年排名第59位。2004年至2005年間，福田實(shí)施了傳真信息化變革，從此以"拓敏傳真系統(tǒng)（內(nèi)置Eicon
Networks Diva Server傳真平臺(tái)）"取代了傳統(tǒng)傳真機(jī)的傳真工作方式和傳真管理方式，企業(yè)信息化和綜合競(jìng)爭(zhēng)力再次加強(qiáng)。
2004年開始，北汽福田加大企業(yè)傳真"信息化戰(zhàn)略"的實(shí)施力度。目前，從集團(tuán)總部到下屬主要機(jī)構(gòu)（北汽福田銷售公司、北汽福田懷柔汽車廠），北汽福田基本上完成了"拓敏傳真"系統(tǒng)在企業(yè)主體上的全面布局。時(shí)下，"拓敏傳真系統(tǒng)"正穩(wěn)定的發(fā)揮著如期的作用，已經(jīng)、正在、也還將繼續(xù)給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。
北汽福田的"傳真信息化"清晰明確的分作前后相繼的三個(gè)步驟完成，首先是北汽福田集團(tuán)總部傳真的"拓敏化"，接著是北汽福田銷售公司傳真的"拓敏化"，最近福田懷柔汽車廠的傳真"拓敏化"也最終如期的完成了。
縱觀"北汽福田信息化的三個(gè)步驟"， 拓敏傳真系統(tǒng)的功能應(yīng)用在這相繼的三次傳真改造行動(dòng)中是呈顯出了逐步加強(qiáng)的特征的，在最近北汽福田懷柔汽車廠的傳真"拓敏化"改造中，北汽福田更是配備了"拓敏傳真系統(tǒng)"獨(dú)有的"IP_link"功能，一舉而搭建了集集團(tuán)、營(yíng)銷公司和懷柔汽車廠為一體的企業(yè)傳真系統(tǒng)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)傳真的集中管理，從而使得這家名列中國(guó)信息化建設(shè)500強(qiáng)、跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨所有制多產(chǎn)業(yè)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)在信息化程度更上了一個(gè)新臺(tái)階的同時(shí)，也實(shí)實(shí)在在的又一次提高了企業(yè)整體的市場(chǎng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
二：經(jīng)典解決方案
- 傳真"拓敏化"的需求點(diǎn)--福田焦點(diǎn)關(guān)注
- 管理問題：
【集團(tuán)總部】對(duì)于機(jī)構(gòu)龐大的福田來說，提升企業(yè)的管理能力和管理水平
是增強(qiáng)福田市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。諾大的福田集團(tuán)事業(yè)群間如何整合、共享各自資源，如何協(xié)同配合抓住市場(chǎng)商機(jī)、如何不斷提高企業(yè)的市場(chǎng)執(zhí)行力，這是集團(tuán)總部高度關(guān)注的焦點(diǎn)所在。而只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的信息化，才能解決這些難題，于是就有了OA項(xiàng)目、郵件系統(tǒng)項(xiàng)目等等眾多企業(yè)信息化項(xiàng)目的在福田不斷上馬。作為企業(yè)工作重要內(nèi)容的傳真工作，一直以來都是信息化的死角，傳統(tǒng)的傳真機(jī)收發(fā)方式極大的浪費(fèi)了資源，嚴(yán)重的阻礙著福田各個(gè)事業(yè)群甚至是各個(gè)科室間資源的共享受整合，更不利于企業(yè)整體把控和管理，如何擺脫這種陳舊的傳真操作和管理方式，清掃傳真工作死角就成為了福田關(guān)注焦點(diǎn)中的焦點(diǎn)了。
【營(yíng)銷公司】對(duì)于實(shí)力強(qiáng)大的福田營(yíng)銷公司來說，傳真固然消耗了很多資金，但是傳真機(jī)環(huán)境下最痛心疾首的的難題并非來源于此，而是在于傳真的傳統(tǒng)管理方式嚴(yán)重的阻礙了公司業(yè)務(wù)的開展。福田營(yíng)銷公司的工作性質(zhì)決定了其傳真量無論是收還是發(fā)都異常龐大，所收和發(fā)的傳真又基本需要建立傳真檔案，隨時(shí)調(diào)取查閱，已應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)開展的各項(xiàng)要求。然而傳統(tǒng)傳真機(jī)的環(huán)境下，每份傳真都要人工接收、打印分發(fā)，再以紙張形式分類建檔，所以重要傳真資料往往面對(duì)巨大的遺失風(fēng)險(xiǎn)。巨大的傳真量下傳真資料建檔、存檔實(shí)非易事，更何況隨用隨取，難上加難，這就嚴(yán)重影響了公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，所以解決傳真的管理問題就勢(shì)在必行了。
- 費(fèi)用問題：
【集團(tuán)總部】福田總部每天的傳真接收量尤其巨大，達(dá)到700次每天，再加上發(fā)送的傳真，福田總部的傳真工作壓力可想而知。如此巨大的傳真總量下。不算服役總部的18臺(tái)傳真機(jī)的購(gòu)置費(fèi)用，就只是一年下來消耗的紙墨耗材費(fèi)用，要是能省下來就足可以讓福田去干些更有價(jià)值的事情了。
【懷柔車廠】每天400頁(yè)左右的傳真量（以發(fā)為主），用傳真機(jī)的情況下，每年的紙墨耗材費(fèi)用相當(dāng)可觀，全廠14臺(tái)傳真機(jī)的維修費(fèi)用更是難以預(yù)算，這無論對(duì)于企業(yè)節(jié)約資金做大做強(qiáng)來說，還是對(duì)廠方信息部門的考核來說都是必要控制和改善的。
- 維修問題：
在北汽福田的集團(tuán)總部、營(yíng)銷公司和懷柔車廠都存在著傳真相關(guān)的維修難題。傳真機(jī)故障頻頻，福田員工反映不斷。傳真機(jī)維修需要售后服務(wù)專人到場(chǎng)進(jìn)行，耗時(shí)費(fèi)力。售后服務(wù)人員有限，間或不能按要求時(shí)間到位維修，又或故障原因難查，無法及時(shí)修復(fù)�？傊�，傳真相關(guān)的維修難題嚴(yán)重影響著福田員工開展工作、影響工作熱情、這種騷擾必須排除。
- 北汽福田傳真的更多問題--拓敏專業(yè)分析
- 線路分散：在北汽福田有限公司服役的傳真機(jī)總量巨大。這些傳真機(jī)分布在不同辦公區(qū)不同辦公樓里的不同辦公室內(nèi)，傳真線路異常分散，一旦發(fā)生線路故障就很難檢修。如果當(dāng)某條電話線出現(xiàn)斷裂，則往往只能重新布線，這種情況下與之連接的傳真機(jī)將無法工作，給傳真文件帶來極大的不便。
- 存發(fā)統(tǒng)計(jì)：傳統(tǒng)傳真機(jī)環(huán)境下，福田的管理在三個(gè)方面呈現(xiàn)出分散難管的狀態(tài)。首先是傳真收發(fā)的分散不可控問題，一般來說，傳真都是發(fā)送給指定的人的，而在傳統(tǒng)傳真機(jī)環(huán)境下，這就要求接收人必須要有在傳真機(jī)前等待的時(shí)間，這對(duì)于重視效率的企業(yè)來說，該是一種嚴(yán)重的資源浪費(fèi)；另一方面還可能導(dǎo)致企業(yè)信息安全出現(xiàn)紕漏，比如一封具有保密內(nèi)容的傳真文件，如果接收人不在傳真機(jī)旁，泄密的風(fēng)險(xiǎn)就隨之加大了；第二個(gè)是存檔和查詢的問題，傳真機(jī)環(huán)境下懷柔車廠的重要傳真都在各個(gè)部門內(nèi)直接以紙張形式存檔，廠領(lǐng)導(dǎo)決策部門和存檔部門本身查詢、調(diào)閱都是比較費(fèi)力的事情，且有很大的重要傳真資料遺失風(fēng)險(xiǎn)；
第三個(gè)是費(fèi)用統(tǒng)計(jì)難題，在傳統(tǒng)傳真機(jī)環(huán)境下，傳真所要消耗的各項(xiàng)費(fèi)用項(xiàng)目必須經(jīng)過員工定期的統(tǒng)計(jì)上報(bào)完成，費(fèi)用人工的同時(shí)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確度也是沒有足夠的保證的。
- 滿足需求、解決問題的拓敏方案--完美實(shí)用
- 拓敏傳真統(tǒng)系功能應(yīng)用
a) 語(yǔ)音提示：系統(tǒng)自動(dòng)播放語(yǔ)音提示，引導(dǎo)傳真成功收發(fā)。
b) 傳真日志：系統(tǒng)自動(dòng)記錄傳真收發(fā)詳細(xì)信息，迅速查詢、調(diào)閱。
c) 系統(tǒng)報(bào)表：系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)并按福田公司需求生成報(bào)表，自動(dòng)控制和管理。
d) 信息回執(zhí)：系統(tǒng)提示傳真是否發(fā)送成功、提示接收到新傳真。
e) I P傳真：通過IP網(wǎng)絡(luò)或IP電話來發(fā)送國(guó)內(nèi)國(guó)際傳真。
f) 查看轉(zhuǎn)發(fā)：通過客戶端查看傳真文件并發(fā)送或轉(zhuǎn)發(fā)給其他的人。
g) 傳真信箱：傳真自動(dòng)分發(fā)到員工的傳真信箱和Email信箱。
h) 自動(dòng)重發(fā)：對(duì)方占線、線路質(zhì)量導(dǎo)致的失敗傳真自動(dòng)重新發(fā)送。
i) 傳真群發(fā)：一次操作將相同內(nèi)容的傳真發(fā)給多個(gè)不同的號(hào)碼。
j) 定時(shí)發(fā)送：系統(tǒng)按設(shè)定時(shí)間自動(dòng)發(fā)送傳真。
k) Win發(fā)送：從office等辦公軟件環(huán)境中直接發(fā)送所編輯的文檔。
l) 格式轉(zhuǎn)換：發(fā)送的文件自動(dòng)轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)傳真格式的TIFF文件。
m) 拓敏IP-link: 傳真在企業(yè)不同地區(qū)的機(jī)構(gòu)間Inter網(wǎng)收發(fā)，免除電話費(fèi)用。
- 方案滿足首要需求
拓敏傳真系統(tǒng)在保證傳統(tǒng)傳真所有功能的基礎(chǔ)上，同時(shí)滿足了北汽福田從集團(tuán)總部到懷柔車廠再到營(yíng)銷公司的整個(gè)企業(yè)體系對(duì)以往傳真系統(tǒng)不足的變革要求。
管理問題：系統(tǒng)自動(dòng)分類存檔已收發(fā)傳真，按要求生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，"IP-link"實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的整合和共享，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)傳真工作的信息化管理。
費(fèi)用問題：電腦取代傳真機(jī)，傳真不用紙墨耗材，傳真從此擺脫了費(fèi)用方面的難題。
維修問題：拓敏技術(shù)部遠(yuǎn)程即時(shí)維護(hù)，擺脫傳真機(jī)故障維修困擾，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。
- 方案解決其他問題
線路分散：以懷柔汽車廠為例，其采用的是8線的傳真改造方案來實(shí)現(xiàn)拓敏傳真系統(tǒng)的上述諸項(xiàng)功能的，這就意味著企業(yè)內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器的傳真卡一端與8條電話線相連，另一端連接企業(yè)內(nèi)各部門的每一臺(tái)電腦上，線路集中于企業(yè)服務(wù)器上，便于檢修和維護(hù)，即使有傳真線路損壞的情況，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)通過其他線路完成收發(fā)，保證工作在隨時(shí)隨地、各種情況下順利進(jìn)行。
存發(fā)統(tǒng)計(jì)：實(shí)現(xiàn)傳真"拓敏"化后，北汽福田的傳真實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)自動(dòng)定向分發(fā)，每個(gè)人都有自己的傳真信箱，每份傳真直接進(jìn)入目的地傳真信箱，更直接、更準(zhǔn)確、更高效、更保密；系統(tǒng)自動(dòng)保存?zhèn)浞菟瞻l(fā)過的傳真，按照福田的要求分類形成傳真電子文檔，隨時(shí)隨地調(diào)取查閱；按福田的要求形成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，精確統(tǒng)計(jì)包括收發(fā)量、目的地、傳真費(fèi)用等在內(nèi)的各項(xiàng)指標(biāo)。
- 北汽福田傳真系統(tǒng)改造的最亮點(diǎn)"拓敏I P-link"
2005年7月，隨著北汽福田懷柔汽車廠"拓敏"傳真系統(tǒng)的安裝完畢，福田的主體構(gòu)架基本上完成了傳真系統(tǒng)的信息化和現(xiàn)代化。目前在福田服役的這套系統(tǒng)正穩(wěn)定運(yùn)行，迅速地回收投入資本、并且極大的提高了北汽福田整體系的工作效率。特別要提出的是，作為諸案中的經(jīng)典案例，本案實(shí)是有其值得大書特書的一部分的，目前國(guó)內(nèi)拓敏獨(dú)有的"IP-link"功能在福田的應(yīng)用,就是本案中最為耀眼的大手筆了。
"拓敏IP-link"，是指在福田集團(tuán)總部、福田營(yíng)銷公司和福田懷柔汽車廠各自內(nèi)網(wǎng)的服務(wù)器中分別安裝載有"IP-link"功能的"拓敏傳真系統(tǒng)"后，總部、營(yíng)銷公司和懷柔車廠間的傳真收發(fā)不再走電話線，而是完全通過Inter網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，這一方面使傳真的電話費(fèi)用降為"零"，另一方面也提高了福田對(duì)整個(gè)事業(yè)群的整體把控能力。簡(jiǎn)言之，"IP-link"就是在企業(yè)位于不同地區(qū)的機(jī)構(gòu)間實(shí)現(xiàn)傳真"高效率"和"零費(fèi)用"的全新傳真方式。
三：北汽福田評(píng)拓敏
沒用前覺得這套系統(tǒng)不好評(píng)估，對(duì)于具體能帶來什么樣的經(jīng)濟(jì)效益心里沒底，嘗試性的開始了解這套系統(tǒng)后，發(fā)現(xiàn)了她的好處，慢慢的就把這個(gè)項(xiàng)目實(shí)施起來了。之所以上這套系統(tǒng)，主要是出于考慮到能提高福田的管理能力。從功能上講，通過不斷的升級(jí)和功能擴(kuò)充，這套系統(tǒng)基本已經(jīng)成熟了。
從實(shí)施項(xiàng)目開始，就覺得這個(gè)公司做事比較扎實(shí)，這我真是有感而發(fā)的。我們做過大大小小無數(shù)的項(xiàng)目，從供貨商的角度上說，當(dāng)然是參差不齊，我想這跟他門的管理思路有關(guān)，跟管理人也有關(guān)系。包括前期安裝拓敏系統(tǒng)的時(shí)候盛輝（拓敏老總）也過來了，一起去測(cè)試板卡去解決問題�？陀^的講，拓敏的工作和服務(wù)是做的非常不錯(cuò)的，系統(tǒng)優(yōu)化啊、出了問題遠(yuǎn)程的解決啊，一直都在跟進(jìn)，拓敏的售后一直是沒有脫節(jié)的。第一次合作后，盡管我們沒有承諾要繼續(xù)購(gòu)置產(chǎn)品，但是后繼的工作做的還是非常扎實(shí)的，這是比較客觀的。
目前，系統(tǒng)本身從使用情況來看是沒有大的問題的，零星的小問題通過及時(shí)的溝通也給拓敏及時(shí)的解決掉了。
北汽福田綜合管理部 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用科
--葉濤（科長(zhǎng)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）
2005年7月
拓敏是Eicon Networks的核心ETP合作伙伴，Eicon Networks將繼續(xù)與北京拓敏信息技術(shù)有限公司更緊密的結(jié)合，開發(fā)傳真應(yīng)用，為企業(yè)級(jí)用戶提供更高質(zhì)量的數(shù)據(jù)傳真業(yè)務(wù)平臺(tái)。北京拓敏作為國(guó)內(nèi)首屈一指的傳真業(yè)務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)供應(yīng)商，Eicon
Networks與拓敏結(jié)成ETP技術(shù)合作伙伴關(guān)系，將進(jìn)一步加強(qiáng)雙方在企業(yè)傳真應(yīng)用領(lǐng)域中的競(jìng)爭(zhēng)力。拓敏基于Eicon Networks產(chǎn)品，將為用戶提供高可靠性與可用性的企業(yè)傳真系統(tǒng)，使用戶能夠在電腦上收發(fā)傳真如同收發(fā)Email一樣快捷方便。
Eicon公司供稿 CTI論壇編輯
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